Admin gudang adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam mengelola dan mengawasi operasional sebuah gudang. Tugas admin gudang adalah mengelola persediaan, mencatat dan menyajikan laporan transaksi gudang, mengatur tata letak barang, berkoordinasi dengan divisi terkait dan memelihara dan menjaga kebersihan serta keamanan gudang.
Tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang staf admin gudang adalah menjaga kelancaran dan efisiensi operasi gudang serta memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu dan akurat.
Seorang staf admin gudang berfungsi penting untuk menjaga aliran barang yang lancar, mengoptimalkan penggunaan ruang, dan memastikan kepatuhan terhadap standar kesehatan dan keselamatan.
01: Pengertian Admin Gudang Menurut Para Ahli
A: Arti Admin Gudang Menurut Pakar
Menurut para ahli dan pakar, arti admin gudang adalah sebagai berikut:
1: Menurut Gwynne Richards
Gwynne Richards dalam “Warehouse Management: A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in the Modern Warehouse” menjelaskan bahwa admin gudang adalah individu yang bertanggung jawab mengawasi dan mengelola operasional gudang, termasuk mengelola persediaan, pengaturan tata letak barang, pencatatan transaksi, serta menjaga kebersihan dan keamanan gudang.
2: Menurut Edward Frazelle
Edward Frazelle dalam “Warehouse Management and Inventory Control” mendefinisikan seorang admin gudang adalah karyawan yang memiliki tanggung jawab untuk mengoordinasikan, mengawasi, dan melaksanakan fungsi-fungsi gudang, termasuk pengelolaan persediaan, pengiriman dan penerimaan barang, pelaporan, dan pengaturan tata letak barang di gudang.
Dari dua definisi admin gudang yang disampaikan oleh dua ahli tersebut menunjukkan bahwa pengertian admin gudang bisa bervariasi tergantung pada sumbernya.
Inti dari pengertian seorang karyawan admin gudang mencerminkan peran dan tanggung jawab umum yang terkait dengan administrasi dan pengelolaan warehouse.
Agar pengetahuan dan wawasan Anda tentang warehouse semakin mantap, saran saya baca dan pelajari 8 Contoh SOP Manajemen Gudang.
02: Job Desk dan Tugas Admin Gudang
A: Tugas Staf Admin Gudang
Apa saja tugas karyawan administrasi gudang? Berikut ini adalah 5 (lima) tugas utama dari seorang karyawan administrasi gudang adalah:
1: Mengelola Persediaan (Inventory)
Staf administrasi warehouse bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan barang di gudang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan perusahaan, mengawasi proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang.
2: Mencatat dan Menyajikan Laporan
Semua transaksi yang dilakukan oleh gudang harus dicatat dengan baik dan benar. Antara lain proses penerimaan barang, pengiriman dan melakukan proses penyesuaian stock.
Selain itu, seorang pegawai administrasi bertanggung jawab untuk menyusun laporan stock dan laporan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas gudang.
3: Melakukan Pengaturan Layout Gudang
Merencanakan dan mengatur tata letak barang di gudang, memastikan bahwa barang-barang disimpan secara efisien dan mudah diakses, serta memperhatikan faktor keamanan dan kelayakan.
4: Berkoordinasi dengan Departemen Terkait
Berinteraksi dengan bagian lain dalam perusahaan, antara lain bagian pengadaan, produksi dan distribusi. Tujuan dari interaksi ini adalah untuk melakukan koordinasi untuk memenuhi permintaan barang dan memastikan aliran barang yang lancar.
5: Melakukan Pengawasan Kebersihan dan Keamanan
Menjaga kebersihan dan keamanan gudang, antara lain memastikan gudang bebas dari bahaya, mengelola limbah dengan tepat, dan mengikuti peraturan kesehatan serta keselamatan yang diberlakukan.
Jadi, secara garis besar bisa diringkas bahwa fungsi pegawai administrasi warehouse sangat penting dalam menjaga efisiensi dan kelancaran operasional gudang serta memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu, bisa diandalkan dan terpercaya.
B: Jobdesk Admin Gudang
Apa job description seorang pegawai administrasi gudang?
Ukuran dan jenis gudang serta kebutuhan perusahaan sangat berpengaruh terhadap job desk seorang staff warehouse. Perhatikan 9 (sembilan) tugas umum yang dilakukan oleh seorang karyawan dengan posisi sebagai admin gudang:
1: Menerapkan Sistem Pengelolaan Persediaan
Memantau dan mengendalikan stok barang di gudang, termasuk penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang. Memastikan ketersediaan barang yang cukup sesuai dengan permintaan dan kebutuhan perusahaan.
2: Mencatat dan Membuat Laporan Aktivitas Gudang
Mencatat semua transaksi gudang, seperti penerimaan barang, pengeluaran barang, penyesuaian stok, dan perubahan lainnya. Kemudian menyusun laporan stok, laporan keuangan, atau laporan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas gudang.
3: Melakukan Pengaturan Tata Letak Barang
Merencanakan dan mengatur penempatan barang di gudang untuk memaksimalkan efisiensi dan aksesibilitas. Semua barang harus disusun dengan baik dan ditempatkan sesuai klasifikasi atau sistem penyimpanan yang ditentukan.
4: Berkoordinasi dengan Bagian Terkait
Aktivitas ini dilakukan agar aliran pengajuan permintaan dan pengiriman barang berjalan sesuai yang diharapkan.
5: Penggunaan Software dan Teknologi Tepat Guna
Penerapan sistem manajemen gudang (WMS) dan software gudang digunakan untuk mendukung pekerjaan, antara lain:
- Untuk memantau dan mengelola persediaan
- Untuk memindai dan melacak barang serta memfasilitasi pelaporan dan analisis.
6: Menangani Keluhan dan Masalah
Masalah yang muncul berkaitan dengan persediaan atau operasional gudang, kudu diselesaikan secara tuntas. Cari penyebabnya, selanjutnya melakukan koordinasi dengan tim terkait untuk menyelesaikan masalah dengan efektif dan tepat,
7: Melakukan Pemeliharaan Peralatan dan Infrastruktur Gudang
Tujuan dan manfaat menjalankan jobdesk ini adalah agar semua peralatan gudang berfungsi dengan baik, misalnya alat pemindah barang, pengukur suhu, sistem pencahayaan, dan infrastruktur gudang lainnya.
Selain itu, seorang staf administrasi gudang juga disarankan untuk melakukan maintenance rutin dan mengkoordinasikan perbaikan apabila diperlukan.
9: Mengaplikasikan Prosedur Keamanan dan Kebijakan Perusahaan
Job description ke-9 ini harus dilakukan agar semua aktivitas gudang dilakukan dan bisa berjalan sesuai dengan standard operating procedure – SOP security, kebijakan perusahaan, dan peraturan terkait.
03: Pekerjaan Admin Gudang
Sesuai dengan sebutannya, maka jenis pekerjaan seorang karyawan administrasi gudang akan berhubungan dengan pengelolaan dan pengawasan operasional gudang secara keseluruhan.
Perhatikan 9 contoh pekerjaan yang sering dilakukan oleh karyawan dengan posisi administrasi gudang:
1: Melaksakan Inventory Management
Melakukan kontrol dan pengendalian terhadap inventory sebagai salah satu inventory management yang diterapkan oleh perusahaan. Misalnya proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang. Satu lagi yang paling penting adalah memastikan bahwa barang di gudang tersedia cukup untuk memenuhi kebutuhan.
2: Mengerjakan Pencatatan dan Pelaporan Inventory
“Jangan biarkan ada transaksi gudang yang mleset dari catatan”
Seorang staf administrasi gudang harus melakukan pencatatan terhadap semua transaksi, mulai dari pegajuan permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang. Kemudian menyusun laporan berdasarkan dari catatan-catatan tersebut.
3: Mengatur posisi dan tata letak barang sesuai dengan klasifikasi
Merancang dan mengatur penempatan barang di gudang untuk mengoptimalkan efisiensi dan aksesibilitas, sehingga bisa menghemat biaya penyimpanan serta memudahkan dalam mengakses barang.
4: Berkolaborasi dengan Divisi Lain Perusahaan
Kita tidak bisa hidup sendirian di dunia ini. Apapun kondisinya dan bagaimana pun posisinya, kita perlu berinteraksi dan saling membantu satu orang dengan orang lain. Tak terkecuali di perusahaan, selalu ada keterkaitan dan interaksi antar divisi atau bagian.
Maka kita perlu menjaga hubungan dan kerjasama yang baik agar terwujud the dream team, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja perusahaan.
5: Menjaga Kebersihan dan Keamanan Lingkungan Gudang
Sebagian besar orang menyukai kebersihan dan keindahan, apalagi lingkungan kerja sehari-hari. Lingkungan gudang yang bersih, indah dan nyaman akan sangat mendukung kesegaran pikiran, sehingga semua pekerjaan gudang bisa dikerjakan dengan enjoy dan selesai tepat waktu.
6: Mengoptimalkan Pemakaian Teknologi
Perkembangan teknologi akhir-akhir ini sangat pesat, apalagi setelah munculnya AI yang semakin matang, maka sudah selayaknya para pegawai admin gudang pun memanfaatkan untuk men-support dan melancarkan pekerjaan.
7: Menjaga Hubungan Baik dengan User
Menjaga hubungan yang baik dengan semua orang adalah sangat diperlukan dalam menjalani kehidupan, betul kan? Apalagi berhubungan dengan rekan-rekan yang tiap hari beriteraksi dalam satu atap perusahaan.
Kata simbah “Hadiah dari kebaikan adalah kebaikan”. So, apabila kita baik dengan rekan kerja dan user, segala persoalan dan masalah pun akan bisa dicari solusi dan pemecahannya. Kalau masih kurang yakin, coba buktikan saja.
8: Mengikuti Training dan Program Pengembangan Karyawan
Program pengembangan sumber daya, termasuk karyawan administrasi gudang perlu dilakukan dengan rutin, antara lain peningkatan skill tentang prosedur kerja, keamanan dan penggunaan perangkat lunak atau sistem yang digunakan di gudang. Salah satu training yang perlu diikuti adalah Pelatihan Komputer Akuntansi
9: Manjalankan Maintenance Peralatan dan infrastruktur gudang
Aset tetap perusahaan yang ada dan digunakan untuk melancarkan pekerjaan di gudang harus di-maintenance secara rutin agar umur pemakaiannya bisa bertahan lama dan setiap saat siap digunakan ketika dibutuhkan.
04: Gaji Admin Gudang
Berapa besaran gaji seorang staf administrasi gudang?
Perlu dipahami, bahwa di Indonesia, jumlah gaji seorang admin gudang tidak sama antar satu perusahaan dengan perusahaan lain. Perbedaan itu disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain: lokasi, ukuran perusahaan, industri, dan tingkat serta lama pengalaman.
Perbedaan seperti itu tentunya juga berpengaruh terhadap tugas admin gudang, sehingga imbalan kerja yang mereka peroleh pun berbeda. Sebagai gambaran umum, berikut adalah perkiraan rentang gaji untuk seorang admin gudang di Indonesia:
1: Entry Level, fresh graduate dengan 0 pengalaman
Estimasi kisaran besaran gaji staf administrasi gudang sekitar Rp 3.000.000 hingga Rp 6.000.000 per bulan.
2: Level menengah dengan pengalaman kerja 3 – 5 tahun
Perkiraaan jumlah gaji karyawan admin gudang adalah antara Rp 6.000.000 sampai Rp 10.000.000 per bulan.
3: Level Advanced dengan pengalaman kerja 5 – 10 tahun
Seorang karyawan administrasi gudang akan menerima gaji di atas Rp 10.000.000 per bulan.
Angka-angka yang ditampilkan di atas adalah perkiraan umum dan nilai gaji seorang staf administrasi gudang, kondisi yang sebenarnya bisa berbeda-beda tiap perusahaan. Hal itu tergantung pada faktor-faktor yang telah disebutkan sebelumnya.
Selain gaji pokok, ada juga manfaat tambahan dan tunjangan mempengaruhi total nilai kompensasi yang diterima oleh seorang staf admin gudang di Indonesia.
05: Lowongan Kerja Admin Gudang
Bagaimana tips mencari lowongan kerja atau loker posisi kerja sebagai staf adm gudang?
Untuk mencari lowongan kerja sebagai pegawai administrasi gudang bisa dilakukan dengan 5 langkah sederhana berikut ini:
1: Portal Lowongan Kerja
Saat ini sudah banyak portal online yang menyediakan daftar lowongan kerja, antara lain:
- Indeed,
- JobStreet,
- LinkedIn,
- Portal dan website karir perusahaan-perusahaan yang Anda minati.
2: Networking atau Jaringan Komunitas
Sebagai mahluk sosial, setiap orang memiliki lingkungan pergaulan, jaringa dan komunitas. Gunakan dan manfaatkan jaringan yang Anda miliki untuk mencari loker staf administrasi gudang.
Apabila Anda belum punya jaringan atau ingin memperluas jaringan online maupun offline, maka cari komunitas yang sesuai dan bergabunglah, misalnya grup LinkedIn yang terkait dengan logistik, gudang, atau manajemen rantai pasokan (supply chain) untuk menjalin hubungan yang baik dengan profesional yang bekerja di bidang tersebut.
3: Pengiriman Langsung Lamaran Kerja
Cara ketiga untuk mencari dan memperoleh pekerjaan sebagai staf admin gudang adalah dengan mengirikan langsung berkas lamaran beserta lampiran-lampirannya secara langsung ke ke perusahaan-perusahaan yang memiliki gudang atau operasi logistik.
Untuk mengetahui berbagai informasi yang diperlukan, anda bisa mencarinya di website perusahaan yang menjadi target atau hubungi langsung ke pihak-pihak terkait dengan perusahaan.
4: Perusahaan Agen Penempatan Kerja
Metode keempat yang bisa dilakukan untuk mendapatkan pekerjaan sebagai staf adminstrasi gudang adalah dengan mendaftar di perusahaan agen penyalur atau penempatan kerja ke prusahaan yang membutuhkan.
5: Event atau Acara Karir
Job fair adalah salah satu acara yang populer untuk mencari lowongan pekerjaan, termasuk loker staf admin gudang.
Acara lain yang perlu didatangi adalah seminar yang terkait dengan industri logistik dan gudang, sehingga anda bisa bertemu langsung dengan perwakilan perusahaan dan mencari tahu tentang peluang pekerjaan yang tersedia.
Sebagai tambahan, pastikan untuk menyusun CV yang menonjolkan pengalaman, keterampilan, dan pengetahuan yang relevan dengan administrasi gudang.
Tulis surat lamaran yang disesuaikan dengan posisi tersebut dan siapkan diri untuk menghadapi tes wawancara dengan belajar sungguh-sungguh untuk mempelajari pertanyaan umum terkait administrasi gudang serta mempersiapkan contoh pengalaman kerja yang relevan.
06: Interview Admin Gudang
Bagaimana menghadapi tes interview admin gudang?
Untuk membantu anda dalam rangka menghadapi tes interview pekerjaan, kami sajikan 8 tips sederhana dan mudah untuk diimplementasikan ketika menghadapi wawancara untuk posisi admin gudang:
1: Persiapkan pengetahuan tentang gudang dan manajemen persediaan
Pelajari artikel, makalah dan sumber-sumber lainnya mengenai konsep dasar pengelolaan gudang, sistem penataan barang, metode penyimpanan, dan praktik terbaik dalam manajemen persediaan. Kemudian jelaskan fungsi dan peran admin gudang dalam rantai pasokan perusahaan.
2: Tinjau kembali pengalaman dan keterampilan yang relevan
Identifikasi pengalaman dan keterampilan yang Anda miliki yang sesuai dengan tugas admin gudang serta tanggung jawabnya. Siapkan contoh konkret dari pengalaman kerja sebelumnya yang menunjukkan kemampuan Anda dalam mengelola persediaan, mengatur gudang, atau menggunakan perangkat lunak terkait.
3: Pahami perangkat lunak atau sistem manajemen gudang (WMS)
Jika ada perangkat lunak atau WMS yang umum digunakan dalam industri gudang, pastikan Anda memiliki pemahaman dasar tentang fungsionalitasnya. Jika Anda telah menggunakan sistem ini sebelumnya, tunjukkan pemahaman dan keahlian Anda dalam mengoperasikannya.
4: Perhatikan keahlian teknis yang relevan
Jelaskan dan peragakan (jika perlu) skill yang anda miliki dalam menggunakan peralatan dan alat teknis, seperti pemindah barang, alat pengukur suhu, atau sistem keamanan, serta jelaskan cara anda menjaga keamanan di sekitar gudang.
5: Demonstrasi kemampuan organisasi dan pengaturan
Anda perlu menunjukkan bahwa seorang staf administrasi gudang perlu memiliki kemampuan organisasi yang baik dan mampu mengatur gudang dengan efisien.
Untuk menyakinkan pewawancara, sebaiknya and memberikan contoh konkret tentang bagaimana Anda mengatur tata letak gudang atau mengelola persediaan untuk meningkatkan efisiensi operasional.
6: Pertimbangkan pertanyaan yang mungkin ditanyakan
Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan umum yang diajukan saat wawancara kerja untuk loker staf administrasi gudang, antara lain tentang pengalaman Anda dalam menangani masalah persediaan, memprioritaskan tugas, atau bagaimana Anda berkomunikasi dengan bagian terkait.
7: Tampilkan sikap yang proaktif dan tanggap
Tunjukkan minat Anda dalam peran admin gudang dengan menunjukkan sikap proaktif, kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat, dan keterampilan komunikasi yang baik. Berikan contoh nyata dan aplikabel tentang situasi di mana Anda telah menunjukkan inisiatif atau mengatasi masalah dengan efektif.
8: Ajukan pertanyaan yang relevan
Ketika interviewer memberikan kesempatan kepada anda untuk mengajukan pertanyaan, maka perguunakan kesempatan tersebut untuk mengajukan pertanyaan mengenai fungsi seorang admin gudang, tanggung jawab, dan budaya kerja di perusahaan. Hal ini menunjukkan minat Anda yang jelas dan keseriusan dalam posisi tersebut.
—-
Lakukan latihan wawancara sebelum menghadapi interview kerja. Kegiatan itu untuk meningkatkan kepercayaan diri Anda. Kemudian berpakaian sopan dan tiba tepat waktu, Jaga bahasa tubuh yang positif serta dengarkan dengan baik setiap pertanyaan yang diajukan oleh interviewer.
07: Rumus Excel Admin Gudang
Microsoft excel masih menjadi salah satu aplikasi favorit yang banyak digunakan untuk mendukung pekerjaan dan tugas admin gudang. Apa saja rumus excel yang sering digunakan? Berikut ini ada 8 rumus excel yang lazim digunakan antara lain:
1: SUM
Apabila anda akan menghitung jumlah nilai-nilai dalam rentang sel tertentu, maka rumus excel ini bisa pakai. Misalnya, untuk menjumlahkan total stok barang di gudang dari rentang sel A2 sampai A10, maka penulisan rumusnya adalah sebagai berikut: =SUM(A2:A10)
2: COUNT
Rumus ini digunakan untuk menghitung jumlah sel yang berisi angka dalam rentang tertentu. Misalnya, kita akan menjumlahkan barang yang tersedia di gudang dari sel B2 sampai B10, maka penulisan rumusnya adalah sbb:
=COUNT(B2:B10)
3: AVERAGE
Kegunaan dari fungsi average adalah untuk menghitung nilai rata-rata dari angka-angka yang berada pada rentang tertentu. Misalnya anda akan menghitung rata-rata suhu penyimpanan barang persediaan di gudang, dari data yang tersedia di sel C2 sampai C10, maka penulisannya sbb:
=AVERAGE(C2:C10)
4: MIN dan MAX
Rumus excel ini dipakai untuk mencari nilai terendah (MIN) dan tertinggi (MAX) dalam rentang sel tertentu. Contoh, apabila kita akan mencari suhu terendah dan tertinggi dalam gudang, di mana data-datanya berada dalam sel D3 sampai D20, maka gunakan rumus sebagai berikut:
=MIN(D3:D20) sedang untuk mencari suhu tertingginya adalah =MAX(D3:D20)
5: IF
Rumus if digunakan untuk membuat pernyataan kondisional. Misalnya, kita ingin melakukan identifikasi barang yang stok-nya hampir habis dengan memberikan peringatan, maka rumusnya adalah sbb:
=IF(A2<20, “Cek Lagi Stoknya ya”, “Aman”)
6: VLOOKUP
Untuk mencari nilai dalam suatu tabel, kemudian mengembalikan nilai yang terkait, contohnya, kita akan mencari informasi tentang produk berdasarkan kode barang, maka penulisan rumus excel sbb:
=VLOOKUP(A2, Tabel_Produk, 2, FALSE)
7: CONCATENATE
Apabila kita ingin menggabungkan teks dari beberapa sel menjadi satu teks yang lebih panjang, misalnya, untuk menggabungkan kode barang dan nama produk dalam satu kolom, maka rumusnya ditulis:
=CONCATENATE(A2, ” – “, B2)
8: SUMIF
Jika anda akan menjumlahkan nilai dalam rentang sel tertentu berdasarkan kriteria yang ditentukan, seperti menjumlahkan stok barang berdasarkan kategori produk, maka penulisannya sebagai berikut:
=SUMIF(F2:F30, “Komputer”, C2:C30)
__
Delapan rumus Excel yang disajikan hanyalah beberapa contoh yang bisa digunakan oleh staf admin gudang. Masih banyak rumus Excel lainnya yang bisa dipakai sesuai dengan kebutuhan dan analisis data yang spesifik dalam pengelolaan gudang. Fungsi dan fitur lainnya bisa anda baca Laporan Keuangan Excel
8: Kesimpulan
Fungsi seorang karyawan admin gudang sangat vital untuk menjaga efisiensi, akurasi, dan kepatuhan dalam operasional gudang. Pekerjaan, job desk, tanggung jawab dan tugas admin gudang seringkali ada perbedaan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Hal itu tergantung pada berbagai faktor, misalnya ukuran, industri, dan kompleksitas operasi gudang yang dijalankan oleh perusahaan.
Inilah sedikit yang bisa kami share, bila anda ingin mengutip artikel ini mohon kesadarannya untuk menyebutkan dan menyertakann tautan link artikel sumbernya ya. Thanks.
