Admin gudang adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam mengelola dan mengawasi operasional sebuah gudang. Tugas admin gudang adalah mengelola persediaan, mencatat dan menyajikan laporan transaksi gudang, mengatur tata letak barang, berkoordinasi dengan divisi terkait dan memelihara dan menjaga kebersihan serta keamanan gudang.
Tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang staf admin gudang adalah menjaga kelancaran dan efisiensi operasi gudang serta memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu dan akurat.
Seorang staf admin gudang berfungsi penting untuk menjaga aliran barang yang lancar, mengoptimalkan penggunaan ruang, dan memastikan kepatuhan terhadap standar kesehatan dan keselamatan.
Pengertian Admin Gudang Menurut Para Ahli
A: Arti Admin Gudang Menurut Pakar
Menurut para ahli dan pakar, arti admin gudang adalah sebagai berikut:
1: Menurut Gwynne Richards
Gwynne Richards dalam “Warehouse Management: A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in the Modern Warehouse” menjelaskan bahwa admin gudang adalah individu yang bertanggung jawab mengawasi dan mengelola operasional gudang, termasuk mengelola persediaan, pengaturan tata letak barang, pencatatan transaksi, serta menjaga kebersihan dan keamanan gudang.
2: Menurut Edward Frazelle
Edward Frazelle dalam “Warehouse Management and Inventory Control” mendefinisikan seorang admin gudang adalah karyawan yang memiliki tanggung jawab untuk mengoordinasikan, mengawasi, dan melaksanakan fungsi-fungsi gudang, termasuk pengelolaan persediaan, pengiriman dan penerimaan barang, pelaporan, dan pengaturan tata letak barang di gudang.
Dari dua definisi admin gudang yang disampaikan oleh dua ahli tersebut menunjukkan bahwa pengertian admin gudang bisa bervariasi tergantung pada sumbernya.
Inti dari pengertian seorang karyawan admin gudang mencerminkan peran dan tanggung jawab umum yang terkait dengan administrasi dan pengelolaan warehouse.
Agar pengetahuan dan wawasan Anda tentang warehouse semakin mantap, saran saya baca dan pelajari 8 Contoh SOP Manajemen Gudang.
Job Desk dan Tugas Admin Gudang
A: Tugas Staf Admin Gudang
Apa saja tugas karyawan administrasi gudang? Berikut ini adalah 5 (lima) tugas utama dari seorang karyawan administrasi gudang adalah:
1: Mengelola Persediaan (Inventory)
Staf administrasi warehouse bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan barang di gudang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan perusahaan, mengawasi proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang.
2: Mencatat dan Menyajikan Laporan
Semua transaksi yang dilakukan oleh gudang harus dicatat dengan baik dan benar. Antara lain proses penerimaan barang, pengiriman dan melakukan proses penyesuaian stock.
Selain itu, seorang pegawai administrasi bertanggung jawab untuk menyusun laporan stock dan laporan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas gudang.
3: Melakukan Pengaturan Layout Gudang
Merencanakan dan mengatur tata letak barang di gudang, memastikan bahwa barang-barang disimpan secara efisien dan mudah diakses, serta memperhatikan faktor keamanan dan kelayakan.
4: Berkoordinasi dengan Departemen Terkait
Berinteraksi dengan bagian lain dalam perusahaan, antara lain bagian pengadaan, produksi dan distribusi. Tujuan dari interaksi ini adalah untuk melakukan koordinasi untuk memenuhi permintaan barang dan memastikan aliran barang yang lancar.
5: Melakukan Pengawasan Kebersihan dan Keamanan
Menjaga kebersihan dan keamanan gudang, antara lain memastikan gudang bebas dari bahaya, mengelola limbah dengan tepat, dan mengikuti peraturan kesehatan serta keselamatan yang diberlakukan.
Jadi, secara garis besar bisa diringkas bahwa fungsi pegawai administrasi warehouse sangat penting dalam menjaga efisiensi dan kelancaran operasional gudang serta memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu, bisa diandalkan dan terpercaya.
B: Jobdesk Admin Gudang
Apa job description seorang pegawai administrasi gudang?
Ukuran dan jenis gudang serta kebutuhan perusahaan sangat berpengaruh terhadap job desk seorang staff warehouse. Perhatikan 9 (sembilan) tugas umum yang dilakukan oleh seorang karyawan dengan posisi sebagai admin gudang:
1: Menerapkan Sistem Pengelolaan Persediaan
Memantau dan mengendalikan stok barang di gudang, termasuk penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang. Memastikan ketersediaan barang yang cukup sesuai dengan permintaan dan kebutuhan perusahaan.
2: Mencatat dan Membuat Laporan Aktivitas Gudang
Mencatat semua transaksi gudang, seperti penerimaan barang, pengeluaran barang, penyesuaian stok, dan perubahan lainnya. Kemudian menyusun laporan stok, laporan keuangan, atau laporan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas gudang.
3: Melakukan Pengaturan Tata Letak Barang
Merencanakan dan mengatur penempatan barang di gudang untuk memaksimalkan efisiensi dan aksesibilitas. Semua barang harus disusun dengan baik dan ditempatkan sesuai klasifikasi atau sistem penyimpanan yang ditentukan.
4: Berkoordinasi dengan Bagian Terkait
Aktivitas ini dilakukan agar aliran pengajuan permintaan dan pengiriman barang berjalan sesuai yang diharapkan.
5: Penggunaan Software dan Teknologi Tepat Guna
Penerapan sistem manajemen gudang (WMS) dan software gudang digunakan untuk mendukung pekerjaan, antara lain:
- Untuk memantau dan mengelola persediaan
- Untuk memindai dan melacak barang serta memfasilitasi pelaporan dan analisis.
6: Menangani Keluhan dan Masalah
Masalah yang muncul berkaitan dengan persediaan atau operasional gudang, kudu diselesaikan secara tuntas. Cari penyebabnya, selanjutnya melakukan koordinasi dengan tim terkait untuk menyelesaikan masalah dengan efektif dan tepat,
7: Melakukan Pemeliharaan Peralatan dan Infrastruktur Gudang
Tujuan dan manfaat menjalankan jobdesk ini adalah agar semua peralatan gudang berfungsi dengan baik, misalnya alat pemindah barang, pengukur suhu, sistem pencahayaan, dan infrastruktur gudang lainnya.
Selain itu, seorang staf administrasi gudang juga disarankan untuk melakukan maintenance rutin dan mengkoordinasikan perbaikan apabila diperlukan.
9: Mengaplikasikan Prosedur Keamanan dan Kebijakan Perusahaan
Job description ke-9 ini harus dilakukan agar semua aktivitas gudang dilakukan dan bisa berjalan sesuai dengan standard operating procedure – SOP security, kebijakan perusahaan, dan peraturan terkait.
