Peran Admin Keuangan sering kali melibatkan pekerjaan administratif yang meliputi pemrosesan data, pemeliharaan sistem keuangan, dan pelaporan keuangan. Kemampuan dalam menggunakan perangkat lunak keuangan dan keahlian dalam pengelolaan angka sangat penting dalam peran ini.
Selain itu, keakuratan, ketelitian, dan pemahaman tentang prinsip akuntansi juga sangat dihargai dalam pekerjaan sebagai Admin Keuangan. Mari ikuti dan baca pembahasan lengkap dalam artikel berikut ini…
Daftar Isi :
01: Pengertian Admin Keuangan (Finance Administrator)
A: Definisi Admin Keuangan Menurut Para Ahli
Apa itu Admin Keuangan?
Admin Keuangan dalam bahasa Inggris dapat disebut sebagai “Financial Administrator” atau “Finance Administrator”.
Menurut para ahli, pengertian Admin Keuangan adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas-tugas administratif terkait dengan keuangan di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Peran ini melibatkan pekerjaan yang berkaitan dengan pengolahan data keuangan, pengelolaan anggaran, pemrosesan transaksi, dan pemeliharaan catatan keuangan yang akurat.
__
Seorang staf admin keuangan juga harus memiliki pemahaman yang baik tentang prinsip-prinsip akuntansi dan keuangan. Kemampuan dalam menggunakan perangkat lunak akuntansi dan spreadsheet juga sangat penting dalam menjalankan tugas sehari-hari. Seorang staf admin keuangan harus teliti dan akurat dalam bekerja dengan data keuangan dan memiliki kemampuan organisasi yang baik untuk mengelola informasi keuangan dengan efisien.
Selain itu, seorang pegawai Admin Keuangan juga perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Mereka sering berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk manajemen, tim keuangan, dan pihak eksternal seperti bank atau auditor. Kemampuan berkomunikasi dengan jelas dan efektif membantu dalam menjalankan tugas-tugas administratif keuangan dan memastikan pemahaman yang baik antara semua pihak terkait.
Seorang Admin Keuangan juga diharapkan menjaga kerahasiaan informasi keuangan perusahaan. Mereka bekerja dengan data sensitif dan rahasia, seperti informasi rekening bank, transaksi keuangan, atau laporan keuangan. Memiliki integritas dan kepatuhan terhadap aturan privasi dan kebijakan perusahaan sangat penting dalam menjaga keamanan informasi keuangan.
Baca artikel terkait tentang Job Desk dan Tugas Bendahara Organisasi.
B: Tugas dan Tanggung Jawab Staf Administrasi Keuangan
Tugas utama seorang Admin Keuangan mencakup pemrosesan dan pengelolaan transaksi keuangan sehari-hari, seperti mencatat pembayaran, memeriksa dan memasukkan data ke dalam sistem akuntansi, serta melakukan pemantauan terhadap kegiatan pengeluaran dan pendapatan perusahaan.
Admin Keuangan juga dapat terlibat dalam penyusunan anggaran perusahaan, pemantauan penggunaan dana, dan melaporkan kinerja keuangan kepada manajemen.
Selain itu, seorang pegawai administrasi keuangan juga dapat bertanggung jawab untuk menyusun laporan keuangan, memantau arus kas (cash flow), mengelola persediaan (inventory) atau inventarisasi aset, serta melakukan tugas-tugas administratif lainnya yang terkait dengan keuangan, seperti mengarsipkan dokumen keuangan dan menjaga kepatuhan perusahaan terhadap peraturan keuangan dan perpajakan yang berlaku.
Dalam peran ini, kemampuan dalam menggunakan perangkat lunak akuntansi dan spreadsheet, serta pemahaman tentang prinsip-prinsip akuntansi dan keuangan, sangat penting.
Peran Admin Keuangan seringkali merupakan posisi yang penting dalam menjaga kelancaran dan ketertiban keuangan suatu perusahaan, serta menjadi bagian yang mendukung keputusan dan perencanaan keuangan yang baik.
—
Dalam menjalankan tugas-tugasnya, seorang Admin Keuangan juga dapat berperan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses keuangan perusahaan. Mereka dapat memberikan saran dan rekomendasi untuk perbaikan, melakukan analisis data keuangan, atau mengidentifikasi peluang penghematan biaya. Kemampuan untuk berpikir analitis dan solutif akan sangat berharga dalam menjalankan peran ini.
02: Job Desk Admin Keuangan
Apa saja jobdesk admin keuangan?
Job deskripsi atau job desk admin keuangan dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan lingkungan kerja tertentu. Namun, di bawah ini adalah beberapa tugas umum yang sering diemban oleh seorang Admin Keuangan:
1: Pemrosesan transaksi keuangan
- Mencatat dan memasukkan data transaksi keuangan ke dalam sistem akuntansi.
- Memeriksa dan memverifikasi keakuratan dokumen pendukung, seperti faktur, kwitansi, dan bukti pembayaran.
- Memproses pembayaran ke vendor atau pemasok.
- Merekonsiliasi dan memverifikasi transaksi bank.
2: Pengelolaan dan pemeliharaan data keuangan
- Mengelola dan memelihara sistem pencatatan keuangan, seperti mengorganisir dan mengarsipkan dokumen keuangan.
- Memastikan keakuratan dan kelengkapan data keuangan.
- Memantau dan mengelola penggunaan dana perusahaan.
- Menyiapkan laporan keuangan bulanan, triwulanan, atau tahunan.
3: Pemantauan dan pengendalian anggaran
- Membantu dalam menyusun anggaran perusahaan.
- Memantau pengeluaran dan pendapatan perusahaan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
- Melakukan analisis varians untuk membandingkan kinerja aktual dengan anggaran yang telah ditetapkan.
- Memberikan laporan dan rekomendasi terkait pengelolaan anggaran kepada manajemen.
4: Pelaporan keuangan dan perpajakan
- Mempersiapkan laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
- Menyusun dan mengajukan laporan perpajakan, seperti laporan pajak penghasilan dan PPN.
- Memahami peraturan perpajakan yang berlaku dan memastikan perusahaan mematuhi kewajiban perpajakan.
5: Komunikasi dan koordinasi
- Berkomunikasi dengan departemen terkait, seperti Purchasing, HR, dan bagian keuangan lainnya, untuk memastikan kegiatan keuangan yang terkait berjalan dengan lancar.
- Menjawab pertanyaan atau permintaan informasi terkait keuangan dari pihak internal dan eksternal.
6: Pemeliharaan kepatuhan dan kebijakan:
- Memastikan kepatuhan perusahaan terhadap kebijakan internal dan peraturan keuangan yang berlaku.
- Memastikan penerapan kontrol internal yang tepat untuk melindungi keuangan perusahaan.
Seorang staf administrasi keuangan harus dapat bekerja dengan detail dan akurat, memiliki kemampuan organisasi yang baik, serta mampu berkomunikasi dengan berbagai pihak internal maupun eksternal terkait dengan keuangan perusahaan.
Baca : SOP Tata Cara Pembayaran dan Pelaporan Pajak Perusahaan.
03: Rumus Excel untuk Admin Keuangan
Sebagai seorang admin keuangan, terdapat beberapa rumus Excel yang berguna dalam pekerjaan sehari-hari. Aplikasi besutan Microsoft ini adalah sofware sejuta umat, sangat familiar bagi kebanyakan orang dan cara mengoperasikannya sederhana serta mudah. Kelebihan lain adalah fitur dan rumus yang tersedia cukup lengkap bahkan terkadang berlebih alias tak terpakai.
Apa saja fungsi, fitur dan rumus excel yang sering digunakan dalam melakukan tugas oleh seorang karyawan administrasi keuangan?
Berikut ini adalah beberapa rumus excel untuk admin keuangan yang sering digunakan untuk mendukung dan membantu tugas bidang administrasi keuangan:
1: SUM (Penjumlahan)
Rumus ini digunakan untuk menjumlahkan angka di dalam sel atau rentang sel tertentu. Contoh penggunaan: =SUM(A1:A5) akan menjumlahkan angka di sel A1 hingga A5.
2: AVERAGE (Rata-rata)
Rumus ini digunakan untuk menghitung rata-rata dari serangkaian angka. Contoh penggunaan: =AVERAGE(A1:A5) akan menghitung rata-rata dari angka di sel A1 hingga A5.
3: IF (Jika)
Rumus ini digunakan untuk membuat kondisi logika. Contoh penggunaan: =IF(A1>10, “Lebih dari 10”, “Kurang dari atau sama dengan 10”) akan menampilkan teks “Lebih dari 10” jika nilai di sel A1 lebih dari 10, dan sebaliknya.
4: VLOOKUP (Pencarian Nilai Vertikal)
Rumus ini digunakan untuk mencari nilai dalam suatu rentang dan mengembalikan nilai terkait dari kolom yang sama. Contoh penggunaan: =VLOOKUP(A1, A2:B10, 2, FALSE) akan mencari nilai A1 di rentang A2:B10 dan mengembalikan nilai dari kolom kedua.
5: SUMIF (Penjumlahan Berdasarkan Kondisi)
Rumus ini digunakan untuk menjumlahkan nilai di rentang sel tertentu berdasarkan suatu kondisi. Contoh penggunaan: =SUMIF(A1:A5, “>10”) akan menjumlahkan nilai di sel A1 hingga A5 yang lebih besar dari 10.
6: COUNT (Menghitung)
Rumus ini digunakan untuk menghitung jumlah sel dalam rentang yang mengandung angka. Contoh penggunaan: =COUNT(A1:A5) akan menghitung berapa banyak sel di rentang A1 hingga A5 yang berisi angka.
7: DATE (Tanggal)
Rumus ini digunakan untuk membuat tanggal dengan menentukan tahun, bulan, dan hari. Contoh penggunaan: =DATE(2023, 6, 21) akan menghasilkan tanggal 21 Juni 2023.
8: CONCATENATE (Menggabungkan Teks)
Rumus ini digunakan untuk menggabungkan beberapa teks atau nilai dalam satu sel. Contoh penggunaan: =CONCATENATE(“Halo “, A1) akan menggabungkan teks “Halo ” dengan nilai di sel A1.
Rumus-rumus di atas hanya merupakan contoh umum. Dalam pekerjaan administrasi keuangan, terdapat banyak rumus Excel lainnya yang dapat digunakan tergantung pada kebutuhan spesifik Anda. Penting untuk memahami penggunaan dan sintaksis rumus-rumus ini agar dapat menggunakannya dengan tepat.
Aplikasi nyata penggunaan Excel bisa dibaca serta pelajari di artikel tentang Buku Besar.
04: Gaji Admin Keuangan
Barapa standar gaji staf administrasi keuangan?
Gaji seorang Admin Keuangan dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, termasuk lokasi geografis, ukuran perusahaan, tingkat pengalaman, tingkat pendidikan, tanggung jawab pekerjaan, dan faktor-faktor lainnya. Di bawah ini adalah perkiraan rentang gaji untuk Admin Keuangan berdasarkan data umum:
- Pada tingkat entry-level atau pemula, gaji karyawan administrasi Keuangan biasanya berkisar antara:
- Di Indonesia: sekitar Rp 4 juta hingga Rp 8 juta per bulan.
- Pada tingkat menengah dengan pengalaman beberapa tahun, gaji staf administrasi keuangan dapat berkisar antara:
- Di Indonesia: sekitar Rp 8 juta hingga Rp 15 juta per bulan.
- Pada tingkat yang lebih senior atau memiliki pengalaman yang signifikan, gaji pegawai administrasi keuangan dapat mencapai:
- Di Indonesia: sekitar Rp 15 juta hingga Rp 30 juta per bulan atau lebih, tergantung pada perusahaan dan tanggung jawab yang diemban.
Namun, perlu diingat bahwa ini hanya perkiraan dan gaji sebenarnya dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor seperti yang disebutkan di atas. Faktor-faktor lain seperti tunjangan, bonus, kebijakan perusahaan, dan negosiasi individu juga dapat mempengaruhi jumlah gaji yang diterima oleh seorang Admin Keuangan.
05: Lowongan Kerja Admin Keuangan
Bagaimana lowongan admin keuangan?
Untuk mencari lowongan kerja sebagai staf administrasi keuangan, Anda dapat mengikuti beberapa langkah berikut:
1: Mencari di situs pencari kerja online
Gunakan situs pencari kerja populer seperti Indeed, LinkedIn, Glassdoor, atau Jobstreet untuk mencari lowongan kerja Admin Keuangan. Gunakan kata kunci yang relevan seperti “Admin Keuangan”, “Staff Keuangan”, atau “Administrasi Keuangan” untuk mempersempit hasil pencarian.
2: Memanfaatkan jaringan dan referensi
Jelajahi jaringan profesional Anda dan beri tahu orang-orang di dalam industri tentang minat Anda untuk bekerja sebagai Admin Keuangan. Mereka mungkin memiliki informasi tentang lowongan yang tersedia atau dapat merekomendasikan Anda ke perusahaan atau organisasi yang sedang mencari kandidat.
Seseorang akan merasa aman dan nyaman bila bertemu dan berkumpul dengan orang yang sudah dikenal, atau dikenalkan oleh temannya.
3: Mengunjungi situs web perusahaan
Banyak perusahaan mempublikasikan lowongan kerja langsung di situs web mereka. Kunjungi situs web perusahaan yang Anda minati dan cari bagian “Karir” atau “Lowongan Kerja” untuk menemukan informasi tentang posisi Admin Keuangan yang tersedia.
4: Mengikuti acara karir dan job fair
Hadiri acara-acara karir dan job fair di daerah Anda yang mungkin diadakan oleh universitas, pusat karir, atau perusahaan. Ini dapat memberikan kesempatan untuk bertemu langsung dengan perwakilan perusahaan dan mengetahui lowongan kerja yang sedang dibuka.
5: Mengirimkan aplikasi dan CV
Setelah menemukan lowongan yang sesuai, persiapkan aplikasi kerja yang baik dan lengkap. Sertakan CV yang menjelaskan pengalaman, pendidikan, dan keterampilan terkait dengan peran seorang karyawab administrasi Keuangan. Pastikan untuk menyesuaikan aplikasi dan CV Anda sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam iklan lowongan.
6: Menyusun surat lamaran yang efektif
Tulis surat lamaran yang jelas dan menyoroti alasan mengapa Anda tertarik dengan peran Admin Keuangan serta bagaimana pengalaman dan keterampilan Anda cocok untuk pekerjaan tersebut. Jelaskan keahlian Anda dalam mengelola keuangan, penggunaan perangkat lunak akuntansi, dan kemampuan dalam bekerja dengan detail dan akurasi.
Perlu dipahami oleh setiap pencari kerja bahwa surat lamaran adalah salah satu ‘pengetuk’ pintu masuk menuju kesuksesan sebagai karyawan admin keuangan di perusahaan yang Anda inginkan. Usahakan ‘kesan pertama yang memukau’
7: Menjalani proses wawancara
Jika dipanggil untuk wawancara, persiapkan diri dengan baik. Pelajari tentang perusahaan dan peran staf administrasi keuangan, latih jawaban untuk pertanyaan yang umum diajukan, dan tunjukkan motivasi, kemampuan, dan pengetahuan Anda dalam bidang keuangan.
Jangan sekali-kali mengabaikan panggilan tes wawancara kerja. Apabila hal itu Anda lakukan, perusahaan merasa diabaikan dan efeknya bisa merugikan Anda. Informasi tersebut bisa menyebar ke perusahaan lain yang sedang atau akan Anda lamar.
__
Selalu pantau dan perbarui pencarian kerja Anda secara rutin. Jangan ragu untuk mengirimkan aplikasi kepada perusahaan yang Anda minati, bahkan jika mereka tidak mengiklankan lowongan saat ini. Terkadang, perusahaan akan mempertimbangkan kandidat yang memiliki kualifikasi yang cocok, meskipun tidak ada iklan lowongan yang terlihat.
06: Kesimpulan
Admin Keuangan adalah posisi yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas administratif terkait dengan keuangan di perusahaan atau organisasi.
Kesimpulan tentang Admin Keuangan mencakup pemahaman tentang tugas dan tanggung jawab pekerjaan, job desk, kisaran gaji yang mungkin diterima, serta bagaimana mencari lowongan kerja yang sesuai. Berikut adalah ringkasan kesimpulan tersebut:
1: Tugas
- Memroses transaksi keuangan sehari-hari.
- Mengelola dan memelihara data keuangan perusahaan.
- Memantau dan mengelola anggaran perusahaan.
- Menyiapkan laporan keuangan dan perpajakan.
- Melakukan tugas administratif terkait keuangan.
2: Job Deskripsi
- Pemrosesan transaksi keuangan.
- Pengelolaan dan pemeliharaan data keuangan.
- Pemantauan dan pengendalian anggaran.
- Pelaporan keuangan dan perpajakan.
- Komunikasi dan koordinasi.
- Pemeliharaan kepatuhan dan kebijakan.
3: Kisaran Gaji
- Entry-level: sekitar Rp 4 juta hingga Rp 8 juta per bulan.
- Menengah: sekitar Rp 8 juta hingga Rp 15 juta per bulan.
- Senior: sekitar Rp 15 juta hingga Rp 30 juta per bulan atau lebih.
4: Cara Mencari Lowongan
- Menggunakan situs pencari kerja online.
- Memanfaatkan jaringan dan referensi.
- Mengunjungi situs web perusahaan.
- Mengikuti acara karir dan job fair.
- Mengirimkan aplikasi dan CV yang lengkap.
- Menyusun surat lamaran yang efektif.
- Menjalani proses wawancara dengan baik.
__
Secara umum, tugas seorang staf admin keuangan mencakup pemrosesan transaksi keuangan, pengelolaan anggaran, pemeliharaan catatan keuangan, dan pelaporan kinerja keuangan. Gaji seorang Admin Keuangan dapat bervariasi tergantung pada faktor seperti lokasi, pengalaman, dan tanggung jawab pekerjaan.
Untuk mencari lowongan kerja pada posisi staf administrasi Keuangan, Anda dapat menggunakan situs pencari kerja, memanfaatkan jaringan dan referensi, mengunjungi situs web perusahaan, mengikuti acara karir, dan mengirimkan aplikasi yang lengkap.
Dengan pemahaman tentang tugas dan tanggung jawab seorang staf administrasi keuangan, mengetahui kisaran gaji yang mungkin diterima, dan memiliki strategi dalam mencari lowongan, Anda dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan pekerjaan yang diinginkan.
