Komputerisasi Akuntansi: Cara Kerja, Kelebihan, dan Contoh Studi Kasus

Komputerisasi Akuntansi

Apa yang akan terjadi bila anda memutuskan untuk memulai usaha? Pada tahap awal, transaksi yang timbul tentunya belum banyak dan belum melibatkan banyak pihak.

Dan seiring dengan berjalannya waktu  transaksi akan berkembang dan melibatkan pelanggan, supplier, pegawai, investor, dan pemerintah.

Dan usaha/bisnis yang terus tumbuh dan berkembang menuntut support yang baik dari semua elemen perusahaan, salah satunya bidang keuangan yang perlu menggunakan sistem akuntansi yang baik.

Sebuah sistem akuntansi akan membantu untuk menyederhanakan proses pencatatan dan perangkuman.

Sebagaimana telah dijelaskan dalam artikel Penjelasan Lengkap Jurnal Umum dan Jurnal Khusus dalam Sistem Akuntansi.

Ada 3 tahap untuk merancang sistem informasi akuntansi yang dapat digambarkan sebagai berikut:

Perancangan Sistem Informasi

Dari gambar di atas kita bisa melihat bahwa untuk merancang sistem akuntansi ada 3 tahap yaitu: 1) analisis, 2) desain, dan 3) implementasi. Dan pada saat implementasi perlu ada feed back dari user, agar pengembangan sistem semakin lebih baik.

Dan kali ini blog manajemen keuangan akan membahas tentang komputerisasi akuntansi… yuk ditelisik ya..

***

01. Kelebihan dan Kekurangan Komputerisasi Akuntansi

Ada sebuah cerita unik dan menarik berkaitan dengan sistem akuntansi dan pengukuran laba, ceritanya begini:

Seorang pemilik rumah makan Yunani di Kanada memiliki sistem akuntansi yang unik. Dia menyimpan tagihan-tagihannya dalam kotak di sisi kiri dari mesin kasirnya.

Dan tanda terima untuk tagihan yang telah dibayar di kotak lain di sisi kanan. Benar-benar sistem manual.

Saat anak bungsunya lulus sebagai seorang akuntan, dia terkejut dengan metode primitf ayahnya,

“Aku tidak tahu bagaimana ayah dapat menjalankan usaha dengan cara seperti itu” katanya,

“Berapa ayah tahu berapa laba ayah?”

“Begina nak” jawab ayahnya,

“Ketika aku turun dari kapal Yunani, aku tidak punya apa-apa kecuali celana yang kupakai. Sekarang Kakakmu seorang dokter. Kau menjadi akuntan. Kakak perempuanmu terapis wicara. Aku dan Ibumu punya mobil bagus, sebuah rumah di kota, dan sebuah rumah peristirahatan di kampung. Restoran kita berjalan baik dan semua tagihan terbayara lunas….”

“Jadi, kau tambahkan saja semua itu, dikurangi dengan celana, dan itulah LABA ayah!” 🙂

***

Komputerisasi akuntansi semakin banyak digunakan seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan bisnis serta semakin banyaknya pilihan software dan hardware.

Ada 3 kelebihan menggunakan komputerisasi akuntansi dibandingkan sistem manual, yaitu:

#1. Komputerisasi akuntansi menyederhanakan proses penyimpanan catatan.

Transaksi dicatat dalam bentuk elektronik dan pada saat yang sama, diposting secara otomatis ke akun-akun dalam buku besar dan buku besar pembantu.

#2. Komputerisasi akuntansi secara umum lebih akurat dibandingkan sistem manual

#3. Komputerisasi akuntansi menyediakan informasi saldo akun terkini untuk mendukung pengambilan keputusan karena saldo akun diposting sejak transaksi muncul.

Beberapa kekurangan dari komputerisasi akuntansi antara lain:

#1. Diperlukan biaya yang relatif besar untuk membeli software dan hardware.

#2. Biaya maintenance yang relatif, biasanya untuk yang baru implementasi dan belum ada karyawan yang bisa menggantikan konsultannya, biaya bisa lebih tinggi.

 

02. Cara Kerja Komputerisasi akuntansi

Untuk menggambarkan cara kerja dan elemen komputerisasi akuntansi, perhatikan gambar berikut ini:

Cara Kerja Komputerisasi Akuntanssi Perusahaan

Dari gambar di atas kita bisa melihat bahwa banyak transaksi pertama-tama di otorosasi, artinya transaksi harus disetujui dulu oleh manajemen sebelum diijinkan.

Sebagai contoh, kebanyakan transaksi penjualan dan pembelian pertama-tama harus disetujui sebelum dilaksanakan.

Tanpa langkah ini, penjualan yang dilakukan pada pelanggan tidak mendapatkan kredit yang memadai atau pembelian dilakukan untuk barang yang tidak diperlukan.

Kebanyakan komputerisasi akuntansi mencakup langkah-langkah otorisasi dalam peranti   lunak (software).

Setelah diotorisasi, transaksi dapat diselesaikan. Transaksi yang telah diselesaikan harus dicatat dalam sistem akuntansi.

Dalam komputerisasi akuntansi, perincian transaksi spesifik dimasukkan dalam komputer.

Penampilan atau fitur-fitur yang ada di komputer/sistem sering disesuaikan untuk transaksi spesifik, sama halnya dengan jurnal khusus yang disesuaikan untuk trnasaksi khusus.

Setelah fitur dan penampilan layar komputer telah dilengkapi transaksi dimasukkan dalam sistem komputer, maka user tinggal meng-klik atau menggunakan mouse untuk mempercepat pekerjaan.

Transasksi yang sudah dimasukkan memperbarui informasi dalam database. Database mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola informasi sehingga dapat diambil dengan cepat.

Setelah perincian transaksi dimasukkan ke dalam database, manajer atau user yang berwenang dapat menyajikan laporan dari database untuk menjawab pertanyaan atau memberikan informasi tentang bisnis.

Contohnya, laporan yang menunjukkan pendapatan dari seorang pelanggan, utang, piutang, penerimaan kas dari seorang pelanggan, atau rangkuman transaksi pelanggan atau supplier.

***

Ketika semua sistem akuntansi memiliki keunggulan-keunggulan umum ini, perincian spesifikasi tiap software dapat berbeda.

Sebagai contoh saya akan menggunakan salah satu software akuntansi yang sering digunakan di perusahaan kecil menengah, yaitu software akuntansi MYOB guna menggambarkan siklus pendapatan dan penagihan.

Namun bila Anda ingin menggunakan aplikasi akuntansi lain seperti zahir accounting, program accurate accounting, atau aplikasi akuntansi gratis, silahkan.

Dalam ilustrasi ini, asumsikan bahwa transaksi telah diotorisasi sehingga kita akan menitikberatkan pada elemen transaksi dan pelaporan.

Langkah pertama, dalam mencatat pendapatan adalah memasukkan informasi penjualan dan pelanggan ke dalam komputer menggunakan formulir faktur elektronik, seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini:

Formulir elektronik merupakan  tayangan di layar komputer yang bentuknya seperti formulir kertas. Formulir ini memiliki spasi atau baris kosong untuk diisi informasi mengenai jenis transaksi tertentu.

Banyaknya baris informasi memiliki daftar yang ditampilkan menurun untuk memudahkan pengisian data.

Setelah formulir dilengkapi, dapat dicetak dan dikirim, atau langsung dikirim melalui email ke pelanggan.

Selain itu setelah memasukkan formulir faktur, secara otomatis  peranti lunak (accounting software) debit pada akun pelanggan, pada contoh di atas Guna Agung sebesar Rp 22.000 dan kredit pada pendapatan.

Langkah kedua,  hasil penagihan dari pelanggan diterima. Setelah penagihan, formulir elektronik tanda terima dari pelanggan dibuat dan dilengkapi, perhatikan tampilan berikut ini:

Pada gambar di atas menunjukkan bahwa pembayaran sebesar Rp 22.000 telah diterima dari customer Guna Agung pada tanggal 17 Mei 2018. Jumlah ini dicocokan dengan faktur/invoice # 000000001.

Saat tampilan di layar ini dilengkapi, debit Rp 22.000 secara otomatis dimasukkan ke akun kas dan kredit dengan jumlah yang sama dimasukkan ke akun Guna Agung, membuat saldo berkurang sebesar Rp 22.000 atau lunas.

Kapanpun manajer atau karyawan yang diberi wewenang dapat melihat laporan dari peranti lunak.

Langkah ketiga, menyiapkan laporan-laporan yang diperlukan. Pada contoh ini, ada 3 jenis laporan yang disajikan yaitu:

  1. Laporan Analisis Pelanggan, bentuknya seperti di bawah ini:

 

  1. Laporan Penerimaan Transkasi Kas, perhatikan format laporannya berikut ini:

 

  1. Laporan Pelanggan secara terperinci, format laporan adalah sebagai berikut:

Laporan-laporan tersebut disajikan sesuai kebutuhan. Perlu diperhatikan bahwa laporan detil pelanggan berisi tentang saldo piutang usaha yang sudah dan belum dibayar oleh pelanggan, perhatikan isian yang ada di “status” bisa closed atau open.

Kalau closed berarti faktur sudah dibayar, sedangkan open menunjukkan sebaliknya bahwa faktur belum diselesaikan.

Pada dasarnya, rangkuman ini merupakan laporan yang menyediakan perincian buku besar pembantu piutang.

Laporan perincian pembayaran pelanggan memberikan informasi yang sama dengan jurnal pendapatan dalam sistem akuntansi manual, lihat di: Penjelasan Lengkap Jurnal Umum dan Jurnal Khusus dalam Sistem Akuntansi.

Perincian ini berasal dari formulir faktur elektronik yang digunakan pada langkah pertama siklus laporan penerimaan kas memberikan informasi perincian penerimaan kas selama periode tertentu.

Laporan ini sama dengan informasi yang terdapat pada jurnal penerimaan kas dalam sistem manual.

Pada akhir periode sistem manual memindahkan jumlah jurnal pendapatan dan penerimaan kas ke akun pengendali piutang usaha.

Dalam sistem akuntansi komputer jurnal khusus tidak digunakan, sebagai gantinya, transaksi dicatat dalam formulir elektronik, yang secara otomatis diposting  ke akun yang berpengaruh pada saat yang sama dengan formulir dilengkapi.

Dalam sistem manual, saldo akun pengendali dapat direkonsiliasi dengan jumlah saldo akun pelanggan individu untuk menentukan adanya kesalahan posting dan perhitungan matematis.

Oleh karena itu tidak ada posting akhir bulan ke akun pengendali. Akun pengendali secara sederhana merupakan jumlah saldo dari saldo akun pembantu individu.

Persamaan dan perbaikan kesalahan juga penting dalam komputerisasi akuntansi. Tapi kesalahan terjadi tidak berhubungan dengan prosedur posting teknis atau ayat jurnal yang tidak seimbang.

Sistem akuntansi komputer tidak memperbolehkan kesalahan teknis ataupun penghitungan matematis.

Oleh karena itu, daftar saldo tidak digunakan dalam lingkungan yang memakai sistem komputer untuk menemukan kesalahan postingdan teknis karena jumlah debit dan kredit akan selalu sama dalam daftar saldo komputer.

Daftar saldo dapat digunakan untuk meng-evaluasi logika saldo akun.

Kesalahan masih dapat terjadi dalam komputerisasi akuntansi, antara lain:

  • Karena kesalahan yang dibuat ketika mencatat transaksi awal, seperti gagal dalam mencatat transaksi, mencatat satu transaksi lebih dari sekali.
  • Menggunakan akun debit atau kredit yang salah
  • Memasukkan angka yang salah untuk debit dan kredit dalam satu transaksi.

Penemuan kesalahan seperti itu sering dilakukan melalui prosedur audit atau laporan dari pihak yang terpengaruhi oleh transaksi yang tidak sesuai.

Seperti karyawan yang melapor karena pembayaran gaji yang tidak diterima atau jumlahnya tidak benar.

Transaksi yang keliru dicatat dapat diperbaiki dalam sistem informasi akuntansi dengan menghapus transaksi yang keliru secara elektronika dan menggantinya dengan dengan ayat jurnal yang benar.

Saat transaksi dihapus dalam sistem informasi akuntansi, posting ke akun secara otomatis juga dihapus, shingga menghilangkan pengaruh dari ayat jurnal yang keliru terhadap akun.

Pilihan lainnya adalah menggunakan ayat jurnal perbaikan (jurnal koreksi) yang sudah dijelaskan pada artikel jurnal koreksi

Siklus penerimaan pendapatan dan penagihan dalam komputerisasi akuntansi dengan mengambil contoh transaksi di atas, secara lengkap dapat digambarkan sebagai berikut:

 

03. Studi Kasus: Menyusun Laporan Laba Rugi Perusahaan Dagang dengan Komputerisasi akuntansi

Kita telah membahas siklus pendapatan dan penagihan untuk memahami cara kerja sebagian dari komputerisasi akuntansi. Penjelasan yang sama juga dapat diberikan untuk siklus pembelian dan penjualan.

Untuk meningkatkan pemahaman kita terhadap sistem informasi akuntansi, selanjutnya kita akan membahasa contoh atau studi kasus tentang proses menyusun laporan Laba Rugi sederhana, mulai dari pembelian barang, penjualan dan menyajikan laporan Laba Rugi.

Pembelian

Sebagaimana sudah kita pahami bahwa dalam komputerisasi akuntansi, jurnal khusus dapat digantikan oleh formulir elektronik.

Formulir tersebut akan mengumpulkan informasi yang digunakan oleh accounting software untuk membuat ayat jurnal komputerisasian.

Perhatikan contoh ini, dalam MYOB Accounting, transaksi untuk pembelian dan penjualan dapat diselesaikan dengan menggunakan formulir faktur elektronik.

Sebagai ilustrasi, Pada tanggal 17 Mei 2018 PT Widya Utama melakukan transaksi pembelian  100 Buku Akuntansi dari PT Gramedia senilai Rp 2.000.000.

Atas transaksi ini PT Widya Utama melakukan pencatatan ke dalam sistem seperti berikut ini:

Data pembelian:

  • Nama pemasok: PT Gramedia
  • Barang yang dibeli: Buku akuntansi
  • Jumlah Buku: 100
  • Harga per unit : Rp 20.000
  • Nilai pembelian: Rp 2.000.000

Sistem Pembelian

Setelah formulir masukkan faktur telah dilengkapi dan disimpan, sistem akan men-debit harga 100 buku pada persediaan dan meng-kredit Utang Usaha pada PT Gramedia sebesar Rp 2.000.000.

***

Penjualan

Selanjutnya, pada tanggal 20 Mei 2018,  PT Widya Utama mengirimkan faktur kepada Toko Indra Jaya atas penjualan 50 buku akuntansi, dan Guna Agung atas penjualan 1 buah buku akuntansi,  seperti yang gambarkan dalam jurnal penjualan berikut ini:

Jurnal Pendapatan

Gambar di atas adalah jurnal penjualan yang dimodifikasi dari jurnal pendapatan.

Dalam jurnal penjualan setiap transaksi dicatat dengan memasukkan jumlah penjualan dalam kolom Dr. Piutang Usaha/Cr. Penjualan dan memasukkan jumlah harga pokok penjualan (HPP) dalam kolom Dr. Harga Pokok Penjualan/Cr. Persediaan.

Seperti terlihat dalam jurnal penjualan di atas, penjualan buku akuntansi PT Widya Utama ke Toko Indra Jaya sebesar Rp 1.100.000 dan ke Guna Agung sebesar Rp 22.000 dicatat dalam kolom Dr. Piutang Usaha/Cr. Penjualan.

Sedangkan jumlah harga pokok penjualan (HPP) untuk buku akuntansi yang dijual ke Toko Indra Jaya sebesar Rp 1.000.000 dan Guna Agung sebesar Rp 20.000 dimasukkan ke kolom Dr. Harga Pokok Penjualan/Cr. Persediaan.

Jumlah kedua kolom akan diposting ke empat akun buku besar, Buku besar pembantu persediaan dan piutang usaha akan diperbarui saat setiap transaksi dicatat.

Bagaimana pencatatan di sistem akuntansi komputerisasian?        

Penjualan dapat dimasukkan dalam komputerisasi akuntansi dengan menggunakan ‘input penjualan’ dalam MYOB Accounting, seperti ditunjukkan berikut ini:

Data penjualan 01:

  • Nama pelanggan: Toko Indra Jaya
  • Barang yang dijual: Buku Akuntansi
  • Jumlah barang: 50
  • Harga per unit: Rp 22.000
  • Nilai penjualan: Rp 1.100.000

Setelah formulir ini dimasukkan dalam sistem, sistem akan men-debit Piutang Usaha untuk Toko Indra Jaya dan meng-kredit Penjualan sebesar Rp 1.100.000.

Di samping itu sistem mendebit Harga Pokok Penjualan dan meng-kredit Persediaan sebesar Rp 1.000.000 yang merupakan nilai  50 Buku Akuntansi. Transaksi ini dicatat secara otomatis dan tidak ditunjukkan dalam format saat meng-input faktur penjualan.

Ada tambahan satu transaksi penjualan lagi sebagai berikut:

Data penjualan 02:

  • Nama pelanggan: Guna Agung
  • Barang yang dijual: Buku Akuntansi
  • Jumlah barang: 1
  • Harga per unit: Rp 22.000
  • Nilai penjualan: Rp 22.000

Setelah formulir ini dimasukkan dalam sistem, sistem akan men-debit Piutang Usaha untuk Guna Agung dan meng-kredit Penjualan sebesar Rp 22.000.

Di samping itu sistem mendebit Harga Pokok Penjualan dan meng-kredit Persediaan sebesar Rp 22.000 yang merupakan nilai  1 Buku Akuntansi. Transaksi ini pun dicatat secara otomatis dan tidak ditunjukkan dalam format input faktur.

 

Laporan Laba Rugi Sederhana

Laporan Laba Rugi sederhana yang kita susun menggunakan data pembelian dan penjualan di atas.

Dari 2 faktur penjualan yang telah dibuat untuk penjualan buku akuntansi ke Toko Indra Jaya dan Guna Agung, jadi total penjualan PT Widya Utama sebesar Rp 1.122.000.

Untuk lebih jelaskan, perhatikan Laporan Laba Rugi yang dibuat dengan menggunakan MYOB Accounting Berikut ini:

Laporan Laba Rugi Perusahaan Dagang

Laporan Laba Rugi yang disiapkan setelah formulir-formulir tersebut dilengkapi akan menunjukkan penjualan sebesar Rp 1.122.000, Harga Pokok Penjualan Rp 1.020.000 dan laba kotor sebesar Rp 102.000.

Bila semua biaya dimasukkan maka akan menghasilkan Laba (rugi) operasi. Dan Laba (rugi) bersih diperoleh dengan mengurangi/menambah Laba (Rugi) Operasi dengan selisih antara pendapatan dan biaya lain-lain.

 

04. Kesimpulan

Demikian pembahasan tentang sistem akuntansi, khususnya penggunakan teknologi komputer untuk mendukung aktivitas akuntansi keuangan, atau sering kita kenal dengan komputerisasi akuntansi, sistem informasi akuntansi, atau sistem akuntansi komputerisasian.

Sebelum menggunakan accounting software, sebaiknya perhatikan dan analisis tingkat kebutuhannya, sehingga dalam implementasinya nanti dapat berjalan dengan baik, dan benar-benar mendukung kinerja perusahaan, bukan malah membebani.

Tentang bagaimana cara, pertimbangan dan kriteria dalam memilih software akuntansi yang baik serta harga yang cocok dengan bisnis anda, sebaiknya baca Tips Memilih Aplikasi Akuntansi (Accounting Software) yang Kredibel, terbukti sangat membantu dan tidak menambah masalah baru.

Bagaimana menurut Anda?

***

sop akuntansi keuangan powerful

Be the first to comment

Ada Saran & Masukkan?