Peran Kunci dan Tanggung Jawab dalam Job Desk Account Receivable

Account Receivable adalah istilah yang digunakan dalam bidang akuntansi untuk menggambarkan jumlah uang yang harus diterima oleh suatu perusahaan dari pelanggan atau klien yang telah membeli produk atau jasa, tetapi belum membayar sepenuhnya atau belum lunas.

Piutang usaha ini muncul ketika perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit, artinya pelanggan diberi waktu tertentu untuk membayar tagihan mereka setelah menerima barang atau jasa. Apa saja tugas dan job desk account receivable? Mari dibaca penjelasannya berikut ini…

 

01: Pengertian Account Receivable

A: Definisi Menurut Para Ahli

Bagaimana pengertian account receivable (piutang usaha) menurut para ahli?

Perhatikan tiga definisi piutang usaha yang disampaikan oleh para ahli berikut ini:

1: Kieso, Weygandt, dan Warfield

Menurut mereka dalam buku teks “Intermediate Accounting” menuliskan bahwa arti account receivable adalah kewajiban yang diperkirakan akan diterima dalam bentuk uang tunai atau setara uang tunai dari pihak lain selama jangka waktu normal dan merupakan tagihan yang timbul dari penjualan barang atau pemberian jasa dalam operasi normal perusahaan, yang menganut sistem pembayaran kredit.

2: Warren, Reeve, dan Duchac

Dalam buku teks “Accounting” mereka memberikan definisi account receivable adalah klaim atau hak untuk menerima uang atau barang lain yang terjadi karena penjualan barang atau jasa dalam operasi normal perusahaan.

3: Horngren, Sundem, dan Stratton

Pengertian account receivabel yang mereka sampaikan dalam buku teks “Introduction to Management Accounting” adalah klaim atau hak terhadap sejumlah uang yang harus dibayarkan oleh pihak lain kepada perusahaan sebagai akibat dari penjualan barang atau pemberian jasa dalam operasi normal perusahaan.

 

B: Other Account Receivable

Pengertian other account receivable

Menurut para pakar, arti other account receivable adalah istilah bahasa Inggris yang digunakan dalam akuntansi untuk mengacu pada jenis piutang yang tidak termasuk dalam kategori piutang usaha biasa, tapi merupakan klaim atau hak atas pembayaran yang belum diterima secara penuh, namun bukan berasal dari penjualan barang atau jasa dalam operasi normal perusahaan.

Jenis other account receivable

Piutang lainnya dapat melibatkan berbagai transaksi atau kejadian di luar penjualan barang atau jasa kepada pelanggan. Beberapa contoh piutang lainnya termasuk:

1: Piutang Pajak

Merupakan jenis piutang yang timbul akibat pengembalian pajak atau penundaan pembayaran pajak yang harus diterima oleh perusahaan dari pihak berwenang.

2: Piutang Karyawan

Klaim atas uang yang harus dibayarkan kepada karyawan, seperti pinjaman karyawan atau uang muka yang belum diterima oleh karyawan.

3: Piutang Lainnya dari Pihak Ketiga

Klaim atas pembayaran dari pihak ketiga yang tidak terkait dengan penjualan produk atau jasa, seperti ganti rugi, denda, atau uang muka untuk kontrak-kontrak khusus.

4: Piutang Investasi

Piutang ini timbul akibat dari investasi perusahaan dalam instrumen keuangan seperti saham, obligasi, atau investasi lainnya yang belum jatuh tempo.

5: Piutang terhadap Subsidiari atau Entitas Terkait

Adalah klaim atas pembayaran yang harus diterima dari entitas anak atau entitas terkait lainnya.

—-

Piutang lainnya biasanya terdaftar dalam laporan keuangan sebagai bagian dari aset perusahaan. Namun, karena sifatnya yang beragam, perusahaan biasanya akan mengkategorikan piutang ini secara khusus dalam laporan keuangannya untuk membedakannya dari piutang usaha biasa. Hal ini membantu pihak yang membaca laporan keuangan untuk lebih memahami sumber dan karakteristik piutang yang ada.

 

C: Elemen Account Receivable

Perhatikan enam poin penting account receivable berikut ini:

1: Penyusutan Nilai

Mengapa piutang usaha bisa mengalami penyusutan nilai? Karena nilai piutang usaha dapat mengalami penyusutan jika ada keraguan bahwa pelanggan akan membayar sepenuhnya atau jika terdapat perubahan dalam nilai pasar atau kondisi pelanggan.

2: Manajemen Piutang

Piutang usaha yang nilainya besar dan lama tidak tertagih akan mempengaruhi aktivitas perusahaan, oleh karena itu perusahaan perlu mengelola piutang usaha dengan baik untuk memastikan bahwa pelanggan membayar tepat waktu. Sistem pengelolaan yang baik Ini melibatkan penagihan, pelacakan, dan pengelolaan risiko kredit.

3: Pendapatan (Revenue)

Ketika penjualan dilakukan dan muncul piutang usaha, maka perusahaan mencatat pendapatan yang sebanding dengan nilai penjualan tersebut, meskipun uang belum benar-benar diterima, seperti berikut ini:

(Debet) Piutang Usaha ….. Rp xxxx
(Kredit) Pendapatan ….. Rp xxxx

4: Pelaporan Keuangan

Piutang usaha termasuk dalam neraca keuangan perusahaan sebagai aset. Jumlahnya akan tercantum dalam bagian aset lancar (current assets) karena diharapkan akan dikonversi menjadi uang tunai dalam waktu singkat.

5: Keterbatasan Risiko

Risiko pelanggan gagal membayar piutang usaha perlu dikontrol oleh perusahaan. Hal ini perlu dilakukan untuk meminimalisir risiko, dan proses mengambil tindakan yang perlukan, seperti mengalihkan piutang yang macet ke kolektor utang atau mengejar tindakan hukum.

6: Penghapusan Piutang Tidak Terkumpul

Jika piutang usaha tidak dapat ditagih dan dianggap tidak terkumpul, perusahaan perlu menghapusnya dari catatan akuntansi mereka melalui proses yang disebut “penghapusan piutang tak tertagih” (bad debt expense).

Account Receivable adalah salah satu elemen penting dalam analisis keuangan perusahaan karena mencerminkan seberapa baik perusahaan mengelola piutangnya, tingkat likuiditas, dan potensi risiko kredit.

 

02: Tugas dan Job Desk Account Receivable

A: Tugas Account Receivable

Apa tugas account receivable?

Tugas account receivable adalah mengelola dan mengawasi semua aspek yang terkait dengan piutang yang dimiliki oleh perusahaan dari customer atau pihak lain. Perhatikan 9 contoh tugas utama dari bagian piutang usaha meliputi:

1: Penagihan

Tugas penagihan menyangkut pembayaran dari customer sesuai dengan persyaratan dan jangka waktu pembayaran yang telah disepakati. Aktivitas ini mencakup pengiriman faktur kepada pelanggan dan melakukan tindakan penagihan apabila pembayaran tidak diterima tepat waktu.

2: Penerimaan dan Rekonsiliasi

Menerima pembayaran dari pelanggan, selanjutnya melakukan verifikasi dengan memeriksa kebenaran pembayaran, dan mencocokkan pembayaran dengan faktur yang terbuka. Ini termasuk mengelola pembayaran melalui berbagai metode seperti cek, transfer bank, kartu kredit, atau sistem pembayaran elektronik.

3: Membantu Penyusunan Laporan Keuangan

Memelihara catatan akurat tentang semua piutang usaha yang dimiliki oleh perusahaan. Ini termasuk mencatat penjualan, pembayaran, kredit yang diberikan kepada pelanggan, dan saldo piutang yang tertunda.

Ingin tahu info tempat kursus terbaik di kota Surabaya? Baca infonya di sini >>> Pelatihan Komputer Akuntansi

4: Manajemen Risiko Kredit

Metode umum yang biasa digunakan untuk melakukan evaluasi kelayakan kredit pelanggan baru dan mengatur batas kredit untuk pelanggan adalah memverifikasi data profil dari calaon customer.  Selaian itu, Bagian Account Receivable juga memantau perilaku pembayaran pelanggan untuk mengidentifikasi risiko kredit dan mengambil tindakan yang diperlukan.

5: Penyelesaian Sengketa

Menangani sengketa atau pertanyaan yang mungkin timbul dari pelanggan terkait dengan faktur atau pembayaran. Membantu dalam menyelesaikan masalah agar pembayaran dapat diterima dengan lancar.

6: Penyusutan dan Penghapusan Piutang

Jika ada piutang yang dianggap tidak terkumpul atau macet, departemen Account Receivable dapat menginisiasi proses penyusutan atau penghapusan piutang.

7: Kepatuhan dan Audit

Memastikan bahwa semua prosedur dan kebijakan terkait dengan piutang diikuti sesuai dengan peraturan dan standar akuntansi yang berlaku. Departemen ini juga berperan penting dalam mendukung audit internal dan eksternal.

8: Pelaporan Manajemen

Menyediakan informasi tentang status piutang kepada manajemen perusahaan. Ini membantu manajemen dalam pengambilan keputusan terkait dengan manajemen kas, perencanaan keuangan, dan strategi penagihan.

9: Kolaborasi dengan Departemen Lain

Membangun kerjasama yang apik dengan bagian lain seperti Marketing, Finance, dan Legal untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehari-hari dan memastikan semua transaksi yang melibatkan piutang dijalankan dengan baik serta sesuai dengan kebijakan perusahaan.

—-

Perlu dipahami bahwa tugas account receivable antara perusahaan satu dengan yang lain bisa berbeda, terutama menyangkut detail pekerjaannya, misalnya tugas account receivable officer Mandiri Utama Finance tidak sama dengan tugas account receivable di hotel, dan tugas account receivable staff BCA Finance.

 

B: Job Desk Account Receivable

Perlu diketahui bahwa job desk atau deskripsi pekerjaan untuk posisi di departemen account receivable antar perusahaan tidak sama, terutama menyangkut detail-detailnya. Mengapa hal itu bisa terjadi? Karena ukuran dan kompleksitas perusahaan berbeda-beda, namun secara umum, job desk account receivable meliputi tugas-tugas berikut:

1: Melaksanakan Penagihan

Job desk account receivable ini adalah melaukan proses yang diawali dengan membuat dan mengirimkan faktur kepada pelanggan sesuai dengan persyaratan dan jangka waktu pembayaran yang telah disepakati bersama.

2: Menerima Pembayaran dan Memverifikasi Bukti-buktinya

Menerima dan mengelola pembayaran dari pelanggan. Ini termasuk memeriksa kebenaran pembayaran, mencocokkan pembayaran dengan faktur yang terbuka, dan mencatat pembayaran dalam sistem akuntansi.

3: Rekonsiliasi Akun (Account Reconciliation)

Job desk ini dibuat untuk memastikan bahwa saldo piutang pelanggan selalu akurat dengan melakukan rekonsiliasi rutin antara catatan internal perusahaan dan catatan pelanggan.

4: Manajemen Risiko Kredit

Penerapan job desk ini dimulai sejak mengevaluasi kelayakan kredit pelanggan baru dan menetapkan batas kredit. Melakukan kontrol perilaku pembayaran pelanggan yang ada dan mengidentifikasi potensi risiko kredit.

5: Mencari Solusi Penyelesaian Sengketa

Menangani pertanyaan atau sengketa yang mungkin timbul dari pelanggan terkait dengan faktur atau pembayaran. Lakukan komunikasi yang konstruktif dengan pelanggan untuk menyelesaikan masalah dengan baik.

6: Mendukung Penyelesaian Pelaporan Keuangan

Upaya ini dilakukan dengan memelihara catatan akurat tentang semua piutang usaha yang dimiliki oleh perusahaan. Mencatat penjualan, pembayaran, kredit yang diberikan kepada pelanggan, dan saldo piutang yang tertunda.

7: Penyusutan dan Penghapusan Piutang

Jika ada piutang yang dianggap tidak terkumpul atau macet, menginisiasi proses penyusutan atau penghapusan piutang sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan akuntansi yang berlaku.

8: Kepatuhan dan Audit

Memastikan bahwa semua prosedur dan kebijakan terkait dengan piutang diikuti sesuai dengan peraturan dan standar akuntansi yang berlaku. Mendukung dalam proses audit internal dan eksternal.

9: Membangun Kolaborasi dengan Departemen Lain

Perusahaan adalah sebuah organisasi bisnis yang di dalamnya terdapat beberapa struktur dan sub struktur yang salaing berhubungan, oleh karena itu harus dibangun mekanisme kerjasama antar bagian, sehingga kelancaran pekerjaan selalu terjaga, dan semua transaksi yang melibatkan piutang dijalankan dengan baik serta sesuai dengan standard operating procedure perusahaan.

10: Menyediakan Pelaporan Manajemen

Menyediakan informasi tentang status piutang kepada manajemen perusahaan, dengan tujuan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan terkait dengan manajemen kas, perencanaan keuangan, dan strategi penagihan.

11: Peningkatan Proses

Terlibat dalam evaluasi dan perbaikan terus-menerus dari proses dan prosedur yang terkait dengan piutang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan piutang usaha.

12: Kebijakan dan Prosedur

Membuat dan menyusun prosedur yang jelas terkait dengan pengelolaan piutang usaha dan memastikan dilakukan dalam aktivitas sehari-hari, selain itu terus lakukan evaluasi secara berkesinambungan.

 

C: Subsidiary Ledger Account Receivable

Apa itu subsidiary ledger account receivable?

Menurut para pakar dan ahli akuntansi keuangan serta manajemen, makna subsidiary ledger account receivable sistem akuntansi yang mencatat secara rinci informasi tentang piutang yang dimiliki perusahaan dari masing-masing pelanggan.

Elemen-elemen SLAR antara lain menyangkut detail pelanggan, rincian transaksi, sehingga memungkinkan perusahaan untuk melacak dengan lebih baik piutang usaha dari setiap pelanggan.

Tujuannya adalah membantu dalam pengelolaan piutang, pelaporan yang lebih rinci, dan memudahkan audit. Subsidiary ledger ini digunakan sebagai pelengkap dari buku besar utama yang mencatat total piutang secara keseluruhan.

Agar fungsi subsidiary ledger account receivable sesuai dengan yang diharapkan, perhatian enam poin pentinga beriku:

1: Detail Pelanggan

Subsidiary ledger ini mencatat informasi secara terpisah untuk setiap pelanggan atau pihak yang memiliki kewajiban kepada perusahaan, meliputi  nama pelanggan, alamat, nomor kontak, batas kredit, dan catatan lainnya yang relevan.

2: Rincian Transaksi

Setiap transaksi yang berkaitan dengan penjualan kepada pelanggan tertentu, termasuk penjualan baru, pembayaran, kredit yang diberikan, atau penyesuaian lainnya, dicatat dengan rinci dalam subsidiary ledger ini, sehingga perusahaan untuk melakukan kontrol secara akurat sejarah transaksi dengan setiap customer.

3: Rekonsiliasi dengan General Ledger

Informasi dalam subsidiary ledger ini harus selalu sesuai dengan yang terdapat dalam buku besar akuntansi atau general ledger, sehingga perlu dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara subsidiary ledger dan general ledger untuk memastikan kesesuaian data.

4: Manajemen Piutang

Peran subsidiary ledger account receivable membantu pengelolaan piutang dengan lebih efisien, sehingga dengan mudah melacak piutang tertunda, mengidentifikasi pelanggan yang memiliki catatan pembayaran yang buruk, atau mengevaluasi batas kredit pelanggan.

5: Pelaporan yang Lebih Rinci

Penyajikan pelaporan yang rinci dan akurat bisa dihasilkan dari subsidiary ledger account receivable, seperti laporan umur piutang (aging reports), yang mengidentifikasi berapa lama piutang tertunda, serta laporan aktivitas pelanggan individual.

6: Kepatuhan dan Audit

Salah satu alat proses audit internal atau eksternal adalah subsidiary ledger account receivable, karena memungkinkan auditor untuk memeriksa catatan piutang secara lebih mendalam.

Jadi, Subsidiary Ledger Account Receivable adalah alat yang penting dalam manajemen piutang dan pelaporan keuangan. Keberadaanya membantu perusahaan untuk memantau piutang dengan lebih baik, mengurangi risiko kredit, dan menjaga catatan yang akurat tentang transaksi dengan setiap pelanggan.

 

D: Outstanding Account Receivable

Pengertian outstanding account receivable

Apa itu outstanding account receivable?

Menurut para ahli, makna outstanding account receivable adalah jumlah piutang yang masih belum dibayar oleh pelanggan atau pihak lain kepada perusahaan pada suatu titik waktu tertentu.

Jadi, dengan kalimat lain bisa diartikan bahwa outstanding account receivable adalah uang yang seharusnya telah diterima oleh perusahaan dari penjualan produk atau jasa, tetapi belum diterima atau belum lunas pada saat tertentu.

Outstanding account receivable mencerminkan piutang usaha yang masih tertunda atau belum diselesaikan oleh pelanggan. Perusahaan terus melacak dan berupaya menagih pembayaran dari piutang ini sampai customer melunasinya.

Manfaat outstanding account receivable

Analisis Outstanding Account Receivable bisa memberikan wawasan tentang likuiditas perusahaan, kinerja penjualan, dan efektivitas bagian piutang usaha dalam menagih pembayaran.

Penting untuk mengelola Outstanding Account Receivable dengan baik karena jika piutang berlarut-larut akan berdampak negatif pada aliran kas perusahaan dan mengakibatkan kerugian potensial.

Divisi piutang usasah berperan dalam memantau dan mengelola piutang yang masih tertunda ini serta mengambil tindakan penagihan yang diperlukan agar pembayaran dilakukan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan.

 

E: Pledging of Account Receivable

Pengertian pledging of account receivable

Masih menurut para ahli, pengertian pledging of account receivable adalah praktik di mana perusahaan menggunakan piutang yang dimilikinya sebagai jaminan untuk mendapatkan pinjaman dari pihak ketiga, seperti bank.

Bagaimana prosesnya? Metode ini dilakukan dengan mengidentifikasi piutang yang cukup bernilai dan dalam kondisi baik untuk dijadikan jaminan.

Pihak ketiga memberikan pinjaman berdasarkan nilai piutang yang digunakan sebagai jaminan, dan perusahaan terus mengumpulkan pembayaran dari pelanggan untuk melunasi pinjaman tersebut.

Risiko pledging of account receivable

Meskipun ini dapat membantu perusahaan mendapatkan sumber pendanaan tambahan tanpa menjual piutang, perlu diingat bahwa ada risiko terkait, seperti kemungkinan penarikan jaminan jika pembayaran pinjaman tidak dipenuhi.

Pledging of Account Receivable umumnya digunakan untuk mengatasi masalah keuangan jangka pendek atau untuk mendukung pertumbuhan bisnis. Namun, perusahaan harus memahami konsekuensi dan risiko yang terkait dengan praktik ini, termasuk kemungkinan tindakan jika pembayaran pinjaman tidak terpenuhi.

Oleh karena itu, keputusan untuk melakukan pledging of account receivable harus dilakukan dengan hati-hati dan dengan mempertimbangkan kondisi keuangan serta kemampuan untuk melunasi pinjaman yang diterima.

 

F: Outright Sale of Account Receivable

Pengertian outright sale of account receivable

Apa yang dimaksud outright sale of account receivable?

Menurut para pakar akuntansi keuangan, yang dimaksud dengan outright sale of account receivable adalah praktik di mana perusahaan menjual piutang yang dimilikinya kepada pihak ketiga, seperti lembaga pembiayaan atau perusahaan faktoring, dengan harga diskon.

Dalam proses ini, perusahaan mentransfer hak kepemilikan piutang kepada pihak ketiga secara permanen dan tidak lagi memiliki kewajiban untuk mengumpulkan pembayaran dari pelanggan yang bersangkutan.

Kelebihan dan kekurangan outright sale of account receivable

Penjualan langsung piutang ini membantu perusahaan untuk segera mendapatkan uang tunai yang diperlukan tanpa harus menunggu pembayaran dari pelanggan dalam jangka waktu tertentu. Namun, perusahaan biasanya akan menerima jumlah yang lebih rendah daripada nilai nominal piutang sebagai kompensasi atas layanan ini, karena pihak ketiga akan mengambil bagian dari nilai piutang sebagai biaya atau diskon.

Kelebihan lain dari outright sale of account receivable, perusahaan mengurangi risiko terkait dengan penagihan piutang dan dapat memanfaatkan likuiditas untuk kebutuhan operasional atau investasi lebih lanjut, sehingga memungkinkan perusahaan untuk memfokuskan sumber daya pada aktivitas inti bisnisnya daripada menghabiskan waktu dan upaya untuk menagih pembayaran dari pelanggan.

 

03: Kesimpulan

Account receivable merujuk pada uang yang akan diterima oleh perusahaan dari pelanggan atau pihak lain sebagai hasil dari penjualan barang atau jasa. Dengan kalimat lain merupakan klaim atau hak atas pembayaran yang belum diterima secara penuh, dan biasanya merupakan bagian dari aktiva perusahaan dalam laporan keuangan. Jadi, account receivable adalah nama akun untuk mencatat piutang usaha.

Departemen Account Receivable memiliki fungsi penting untuk menjaga arus kas perusahaan, meminimalkan risiko kredit, dan memastikan bahwa perusahaan menerima pembayaran yang sesuai dari pelanggan. Mereka juga berkontribusi pada pengambilan keputusan strategis perusahaan melalui informasi yang mereka kumpulkan dan laporkan kepada manajemen.

Job desk account receivable sangat dipengaruhi oleh tanggung jawab dan tingkat posisi dalam departemen tersebut. Karyawan di bagian account receivable harus memiliki skill yang kuat dan mumpuni dalam manajemen waktu, komunikasi, analisis, serta pemecahan masalah.

Bagaimana menurut pendapat Anda?