Account Payable adalah istilah bahasa Inggris yang digunakan dalam bidang akuntansi untuk merujuk kepada kewajiban atau utang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pihak lain atau supplier atas barang atau jasa yang telah diterima atau digunakan, namun pembayarannya belum diselesaikan. Dalam istilah sederhana, account payable adalah jumlah uang yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada pihak lain dalam waktu yang akan datang.
Bagaimana pengertian menurut para ahli, dan tugas serta jobdesk account payable? Mari dibaca sampai selesai pembahasannya dalam artikel sederhana berikut ini…
Daftar Isi :
01: Pengertian Account Payable (AP)
A: Pengertian Menurut Akuntansi
Sebenarnya apa yang dimaksud dengan account payable?
Menurut ilmu Akuntansi, pengertian account payable (AP) adalah kewajiban atau utang yang dimiliki oleh suatu perusahaan kepada pihak lain, misalnya supplier atas barang atau jasa yang telah diterima atau digunakan, namun pelunasan pembayarannya belum diselesaikan.
B: Pengertian Menurut para Ahli
Apa pengertian account payable menurut para ahli?
Berikut adalah beberapa definisi account payable yang disampaikan oleh para ahli akuntansi:
1: American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
Menurut AICPA, pengertian account payable adalah utang yang masih harus dibayar kepada pemasok atau kreditur atas barang atau jasa yang telah diterima atau digunakan oleh perusahaan.
2: Financial Accounting Standards Board (FASB)
FASB memberikan definisi account payable merupakan kewajiban untuk membayar sejumlah uang kepada pihak ketiga yang muncul sebagai akibat dari pembelian barang atau jasa.
3: Kieso, Weygandt, dan Warfield
Menurut beliau dalam bukunya Intermediate Accounting menuliskan arti account payable adalah jumlah uang yang belum dibayar oleh perusahaan kepada supplier atas barang atau jasa yang telah diterima dan faktur yang telah diterima oleh perusahaan.
4: Charles T. Horngren
Charles T. Horngren dalam buku karyanya yang berjudul “Accounting”, mendeskripsikan istilah account payable sebagai utang perusahaan kepada kreditur atas transaksi jangka pendek yang biasanya terjadi sebagai akibat dari pembelian barang atau jasa.
5: Michael Sack dalam “:”
Menurut Michael Sack di bukunya yang ber-title “Accounting Principles”, memaknai account payable adalah jumlah duit yang kudu dibayarkan oleh perusahaan kepada pihak ketiga atas barang atau jasa yang telah diterima, tetapi belum dilunasi.
Definisi yang disampaikan oleh lima ahli di atas mencerminkan konsep dasar account payable dalam akuntansi, yaitu utang yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pihak ketiga sebagai akibat dari transaksi pembelian.
Selain itu, kita harus sadari bahwa account payable adalah bagian penting dari laporan keuangan perusahaan dan harus dikelola dengan baik untuk memastikan kepatuhan, keakuratan, dan kelancaran operasi keuangan.
02: Subsidiary Ledger Account Payable (SLAP)
A: Pengertian Subsidiary Ledger Account Payable
Menurut para ahli, arti subsidiary ledger account payable atau disingkat sebagai SLAP adalah sebuah catatan atau buku besar yang mengelola dan mencatat detail transaksi akun payable (utang) perusahaan dengan pemasok atau vendor tertentu.
SLAP merupakan bagian dari sistem akuntansi yang membantu perusahaan untuk melacak setiap transaksi utang secara terpisah untuk setiap supplier, sehingga memungkinkan perusahaan untuk memahami dengan lebih rinci dan akurat berapa banyak yang mereka berutang kepada masing-masing pemasok, serta memudahkan pelacakan dan pemantauan pembayaran kepada pemasok tersebut.
B: Elemen Subsidiary Ledger Account Payable
Berikut tujuh informasi yang biasanya dicantumkan dalam subsidiary ledger account payable:
1: Nama Pemasok atau Vendor
Setiap menginput data-data dalam SLAP dari setiap transaksi yang terkait dengan pemasok atau vendor tertentu.
2: Nomor Referensi Faktur
Nomor referensi atau nomor faktur dari faktur yang diterima dari supplier membantu dalam pelacakan dan identifikasi faktur secara spesifik.
3: Tanggal Transaksi
Adalah tanggal ketika transaksi dilakukan atau faktur diterima.
4: Jumlah Utang
Merupakan jumlah yang harus dibayar kepada pemasok atau vendor.
5: Tanggal Jatuh Tempo
Yaitu tanggal ketika pembayaran harus dilakukan sesuai dengan persyaratan pembayaran yang telah disepakati.
6: Keterangan Transaksi
Bagian ini berisi tentang keterangan atau deskripsi transaksi yang merinci barang atau jasa yang dipesan, diterima, atau dibayar.
7: Saldo Utang
Adalah saldo utang yang masih harus dibayar kepada pemasok setelah mengurangkan pembayaran yang telah dilakukan.
C: Manfaat Subsidiary Ledger Account Payable
Sebenarnya apa manfaat subsidiary ledger account payable? Berikut ini disajikan 3 manfaat SLAP:
1: Monitoring Utang
Membantu perusahaan untuk melakukan monitoring utang mereka kepada setiap pemasok secara terpisah, sehingga memudahkan menjaga hubungan baik dengan para pemasok dan menghindari keterlambatan pembayaran.
2: Mengetahui Data Transaksi
Memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi transaksi yang belum diselesaikan atau faktur yang belum dibayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
3: Mengetahui Jumlah Utang
Perusahaan bisa menghitung total utang keseluruhan perusahaan kepada seluruh pemasok.
Jadi, SLAP adalah alat yang penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan dan membantu dalam menjaga kontrol atas utang kepada pemasok. Selain itu, SLAP juga bermanfaat dalam proses internal audit dan eksternal audit karena memberikan informasi yang lebih detail tentang transaksi utang.
03: Job Desk dan Tugas Account Payable
Sebelum membahas tentang tugas dan job desk account payable, saya akan bahas tentang perbedaan antara job desk dengan tugas. Hal ini penting untuk diketahui agar tidak terjadi kerancuan dalam memahami dua istilah tersebut.
A: Perbedaan Job Desk dan Tugas
Perbedaan antara job desk atau deskripsi pekerjaan dan tugas terletak pada tingkat rinci dan cakupan informasi, dan agar tidak bingung, baca ulasannya berikut ini:
1: Job Desk (Deskripsi Pekerjaan)
Definisi:
Job desk adalah dokumen yang merinci secara komprehensif apa yang diharapkan dari seorng karaywan yang mengisi posisi tertentu di perusahaan.
Cakupan:
Job desk mencakup informasi tentang fungsi, tanggung jawab, kualifikasi, skill yang diperlukan, dan ukuran kinerja yang jelas untuk posisi tertentu
Tujuan:
Job desk digunakan untuk memberikan panduan yang jelas kepada karyawan atau calon karyawan tentang apa yang harus dikerjakan dalam posisi tertentu, sehingga juga membantu dalam penilaian kinerja, perekrutan, dan pengembangan karyawan.
2: Tugas
Definisi:
Tugas adalah pekerjaan atau aktivitas spesifik yang harus diselesaikan oleh seseorang dalam konteks pekerjaan mereka.
Cakupan:
Tugas adalah aktivitas nyata yang harus dilakukan oleh seorang individu dalam menjalankan pekerjaannya. Tugas bisa mencakup aktivitas harian, mingguan, atau proyek-proyek khusus yang harus diselesaikan.
Tujuan:
Tugas adalah bagian dari pelaksanaan job desk. Mereka lebih spesifik dan operasional. Tugas membantu seorang karyawan untuk mengatur waktu dan sumber daya mereka untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efisien.
Jadi, bisa diringkas bahwa job desk adalah panduan umum tentang fungsi, peran dan tanggung jawab dalam suatu posisi, sedangkan tugas adalah aktivitas konkret yang harus dilakukan oleh seseorang untuk memenuhi tanggung jawab yang ada dalam job desk tersebut.
Dan harus dipahami bahwa keduanya bekerja secara bersamaan untuk membantu seseorang dalam menjalankan pekerjaan mereka dengan efektif.
B: Tugas Bagian Account Payable Perusahaan
Apa saja tugas account payable?
Secara umum, dalam pengelolaan keuangan dan operasi perusahaan, tugas account payable adalah:
1: Memproses Faktur
Mengumpulkan, memverifikasi, dan memproses faktur dari pemasok atau vendor yang mencakup barang atau jasa yang telah diterima oleh perusahaan. Proses ini melibatkan pengecekan atas keabsahan faktur dan kecocokan antara pesanan pembelian, penerimaan barang/jasa, dan faktur.
2: Memeriksa Data
Tugas ini bertujuan untuk menentukan bahwa informasi yang tertera di faktur, seperti jumlah, harga, dan jumlah pajak, telah sesuai dengan perjanjian dan prosedur perusahaan.
3: Otorisasi Pembayaran
Membuat langkah-langkah otorisasi dan persetujuan pembayaran sebelum faktur dapat dibayar. Pelaksanaan tugas ini memerlukan kerjasama yang apik dengan departemen atau bagian lain, seperti bagian keuangan, dan pengadaan.
4: Tugas Pelacakan dan Pemantauan
Melacak tanggal jatuh tempo pembayaran faktur, memastikan bahwa faktur dibayar tepat waktu, dan mengelola pembayaran dengan baik untuk menghindari denda atau bunga atas keterlambatan pembayaran.
5: Penyusunan Arsip
Mengelola rekam jejak pembayaran yang akurat dan penyusunan dokumen-dokumen terkait untuk keperluan audit dan pelaporan keuangan.
6: Rekonsiliasi
Tugas ini dilaksnakan untuk menyelesaikan perbedaan atau ketidakcocokan dalam catatan pembayaran, seperti ketidaksesuaian antara faktur dan penerimaan barang/jasa.
7: Hubungan dengan Pemasok
Menjaga hubungan yang baik dengan pemasok, termasuk berkomunikasi mengenai pembayaran, diskon pembayaran awal, dan perjanjian lain yang berhubungan dengan kondisi pembayaran.
8: Membantu Pelaporan Keuangan
Memberikan informasi yang diperlukan untuk pelaporan keuangan dan membantu dalam penyusunan laporan keuangan yang tepat waktu dan akurat.
9: Optimalisasi Proses
Mencari cara untuk mengoptimalkan proses pembayaran agar lebih efisien, seperti melalui otomatisasi dan digitalisasi proses pembayaran.
10: Kepatuhan Hukum dan Pajak
Tugas ini dijalankan untuk memastikan bahwa perusahaan sudah mematuhi semua regulasi pajak dan hukum yang berlaku dalam hal pembayaran dan pelaporan pembayaran.
—
Perlu dipahami dan disadari bahwa ketepatan serta keteraturan dalam menjalankan segala sesuatu sangat penting untuk diperhatikan, tidak terkecuali dengan sepuluh tugas seorang staf account payable di atas, kenapa? Karena untuk mendukung dan menjaga kelancaran operasi perusahaan serta menjaga reputasi perusahaan dalam melakukan pembayaran ke supplier.
Bagian account payable mempunyai fungsi penting dalam membantu pengelolaan kas perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan supplier.
Baca >>> Job Desk Pemeriksa Internal
C: Tugas Staff Account Payable
Tugas seorang staff account payable adalah melakukan tugas-tugas yang lebih spesifik dalam pengelolaan dan pemrosesan pembayaran perusahaan.
Perhatikan dua belas tugas yang secara rutin dijalankan oleh seorang karyawan account payable berikut ini:
1: Penerimaan Faktur
Menerima faktur dari pemasok atau vendor dan memeriksa keakuratannya. Ini melibatkan verifikasi bahwa semua informasi pada faktur, seperti jumlah, harga, dan item yang dipesan, sesuai dengan pesanan pembelian yang telah ada.
2: Penginputan Data
Memasukkan data dari faktur ke dalam sistem akuntansi perusahaan. Ini melibatkan penggunaan perangkat lunak akuntansi atau perangkat lunak manajemen akun payable untuk mencatat informasi faktur.
3: Verifikasi Otorisasi
Memeriksa bahwa faktur telah disetujui dan diotorisasi sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum melakukan pembayaran.
4: Penyusunan Jurnal
Membuat entri jurnal untuk mencatat kewajiban atau utang yang harus dibayar kepada pemasok.
5: Pelacakan Jatuh Tempo
Memantau tanggal jatuh tempo pembayaran faktur dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu. Ini melibatkan penggunaan kalender pembayaran dan pengingat.
6: Pemrosesan Pembayaran
Memproses pembayaran kepada pemasok atau vendor sesuai dengan syarat-syarat pembayaran yang telah disepakati. Pembayaran bisa dilakukan melalui cek, transfer bank, atau metode pembayaran lainnya.
7: Penyusunan Dokumen
Menyusun dan menyimpan dokumen terkait pembayaran, seperti bukti pembayaran dan salinan faktur, untuk keperluan audit dan pelaporan.
8: Penyelesaian Masalah
Menangani masalah atau pertanyaan dari pemasok terkait dengan pembayaran atau faktur yang diterima.
9: Kepatuhan Pajak
Memastikan bahwa pajak yang berlaku atas pembayaran telah dipertimbangkan dan diperhitungkan dengan benar dalam proses pembayaran.
10: Pelaporan
Menyiapkan laporan berkala mengenai akun payable, termasuk laporan mengenai kewajiban yang belum dibayar.
11: Korespondensi
Berkomunikasi dengan pemasok, departemen internal, atau tim manajemen lainnya terkait dengan masalah pembayaran atau pertanyaan mengenai akun payable.
12: Perbaikan Proses Secara Terus Menerus
Memberikan masukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses akun payable.
Tugas seorang staff Account Payable memerlukan akurasi, perhatian terhadap detail, kemampuan pengorganisasian yang baik, serta pemahaman yang kuat tentang prosedur dan kebijakan akun payable perusahaan.
Kesalahan dalam pengelolaan akun payable dapat memiliki dampak finansial dan operasional yang serius bagi perusahaan, sehingga tugas ini sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
D: Job Desk Account Payable
Apa job desk job desk account payable?
Job desk atau deskripsi pekerjaan untuk posisi staff di bagian account payable seringkali tidak sama untuk setiap entitas, hal itu tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan. Dan, berikut ini kami sajikan lima belas contoh job desk yang umumnya berhubungan dengan posisi tersebut:
1: Menerima dan Memeriksa Faktur
- Menerima faktur dari pemasok atau vendor.
- Memeriksa keakuratan dan kelengkapan informasi pada faktur, termasuk jumlah, harga, dan rincian pesanan.
- Memeriksa kesesuaian antara faktur dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang/jasa.
2: Menginput Data
- Memasukkan data dari faktur ke dalam sistem akuntansi
- Memastikan bahwa data yang dimasukkan akurat dan sesuai.
3: Melakukan Verifikasi Otorisasi
- Memeriksa bahwa faktur telah disetujui dan diotorisasi sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum melakukan pembayaran.
4: Melacak dan Menyampaikan Waktu Pembayaran
- Memantau tanggal jatuh tempo pembayaran faktur.
- Menyusun daftar faktur yang akan jatuh tempo dan mengingatkan pihak yang berwenang.
5: Menjalankan Pemrosesan Pembayaran
- Memproses pembayaran kepada pemasok atau vendor sesuai dengan syarat-syarat pembayaran yang telah disepakati.
- Memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.
6: Mencatat Jurnal
- Membuat jurnal transaksi untuk mencatat kewajiban atau utang yang harus dibayar kepada pemasok.
7: Menyajikan Pelaporan
- Menyiapkan laporan berkala tentang akun payable, termasuk laporan mengenai kewajiban yang belum dibayar.
8: Merapikan dan Mengarsip Dokumen
- Menyusun dan menyimpan dokumen terkait pembayaran, seperti bukti pembayaran dan salinan faktur, untuk keperluan audit dan pelaporan.
9: Melaksanakan Korespondensi
- Berkomunikasi dengan pemasok, departemen internal, atau tim manajemen lainnya terkait dengan masalah pembayaran atau pertanyaan mengenai akun payable.
10: Memeriksa Kepatuhan Pajak
- Memastikan bahwa pajak yang berlaku atas pembayaran telah dipertimbangkan dan diperhitungkan dengan benar dalam proses pembayaran.
11: Berinovasi Terhadap Proses
- Memberikan masukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses akun payable.
12: Menjalankan Kepatuhan Internal
- Mematuhi kebijakan dan prosedur internal perusahaan terkait dengan akun payable.
- Menjaga keamanan data dan informasi keuangan yang bersifat rahasia.
13: Menjaga Hubungan Baik dengan Pemasok
- Menjaga hubungan yang baik dengan pemasok, merespons pertanyaan atau masalah dengan sopan dan profesional.
14: Mengelola Diskon Pembayaran Dini
- Memastikan bahwa kesempatan untuk mendapatkan diskon pembayaran dini dimanfaatkan jika memungkinkan.
15: Mematuhi Ketentuan Hukum yang Berlaku
- Memastikan bahwa semua transaksi akun payable mematuhi regulasi dan hukum yang berlaku.
Lima belas job desk yang telah disebutkan di atas bisa memberikan gambaran umum tentang tugas dan tanggung jawab seorang staff account payable.
Setiap entitas bisnis mungkin memiliki kekhususan yang berbeda-beda, tergantung pada spesifikasinya, namun perlu dipahami keberadaan mereka penting, dan harus selalu mematuhi kebijakan serta standar operasional prosedur (SOP) perusahaan yang berlaku.
04: Kesimpulan
Account payable adalah sebuah istilah dalam bahasa Inggris yang secara harfiah berarti “akun yang harus dibayar” atau “utang yang harus dibayar.” Istilah ini digunakan dalam akuntansi keuangan untuk menggambarkan posisi keuangan perusahaan terkait dengan kewajiban pembayaran yang harus diselesaikan pada saat jatuh tempo.
Contoh account payable antara lain: tagihan dari pemasok atas barang atau jasa yang telah diterima oleh perusahaan dengan sistem pembayaran kredit, tagihan dari penyedia layanan seperti listrik dan air, serta utang lainnya kepada kreditur atau pihak ketiga.
Account payable adalah salah satu komponen penting dari neraca keuangan perusahaan dan merupakan bagian dari kewajiban jangka pendek. Perusahaan harus mencatat dan mengelola account payable dengan baik untuk memastikan bahwa mereka bisa memenuhi kewajiban pembayaran tepat waktu dan menghindari masalah keuangan yang bisa timbul akibat tunggakan pembayaran.
Bagaimana menurut pendapat Anda?
