Standard Operating Procedure (SOP) untuk Klaim Reimbursement: Kesehatan, Travel, dan Biaya Kantor

Sistem reimbursement adalah proses yang digunakan dalam akuntansi keuangan perusahaan, di mana seorang pegawai membelanjakan uang untuk kepentingan perusahaan dan kemudian diberikan penggantian oleh perusahaan menggunakan reimbursement form. Contoh penggantian pengeluaran biaya asuransi kesehatan, office expense, dan travel.

Standard Operating Procedure atau SOP Reimbursement adalah bentuk riil pelaksanaan sistem penggantian pengeluaran. Bagaimana penerapan sistem tersebut dalam aktivitas perusahaan sehari-hari? Mari baca sampai kelar ulasan dengan contoh SOP dan formulir penggantian pengeluaran kas dalam artikel berikut ini…

 

01: Pengertian Reimbursement dalam Akuntansi

A: Definisi Umum Sistem Reimbursement

Secara umum reimbursement artinya sistem penggantian uang yang telah dikeluarkan oleh perusahaan, institusi pemerintah, atau organisasi nirlaba kepada individu, biasanya seorang karyawan sebagai kompensasi atau penggantian atas biaya atau pengeluaran tertentu yang telah dikeluarkan oleh karyawan tersebut, contoh medical reimbursement.

Sebelum menerima penggantian, karyawan yang bersangkutan membuat pengajuan menggunakan formulir penggantian kas sesuai dengan pos yang akan diajukan, sehingga kita mengenal beberapa form, antara lain:

1. Form penggantian biaya
2. Formulir penggantian biaya perjalanan dinas
3. reimburse biaya kantor

 

B: Definisi Sistem Reimbursement Menurut Para Ahli

Apa arti reimbursement menurut para ahli?

Pengertian atau definisi sistem reimbursement menurut para ahli finance accounting secara detail bisa berbeda-beda, tapi intinya adalah proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh seorang karyawan atau pihak lain sesuai dengan ketentuan serta aturan yang berlaku.

Untuk lebih jelasnya, kami sajikan arti reimbursement menurut dua ahli berikut ini:

1: John A. Tracy

Menurut beliau dalam bukunya “Accounting for Dummies”, menyampaikan bahwa reimbursement artinya tindakan perusahaan untuk membayar kembali biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan atau pihak lain untuk tujuan bisnis, contoh penggantian biaya perjalanan, kesehatan, pengeluaran bisnis, atau biaya yang berkaitan dengan tugas pekerjaan.

2: Marc J. Epstein dan Adriana Rejc Buhovac

Menurut dua ahli ini dalam buku “Measuring and Improving Social Impacts: A Guide for Nonprofits, Companies, and Impact Investors” menuliskan bahwa arti reimbursement adalah proses di mana perusahaan atau organisasi mengganti biaya yang telah dikeluarkan oleh seseorang atau pihak lain terkait dengan tugas atau pekerjaan tertentu.

Sistem penggantian pengeluaran kas memungkinkan perusahaan untuk menjaga keseimbangan antara biaya dan memberikan insentif kepada karyawan atau mitra untuk menjalankan tugas dengan efisien.”

—-

Berdasarkan pendapat dari dua ahli di atas, kita memperoleh gambaran umum mengenai arti reimbursement, yaitu proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh individu atau karyawan berhubungan dengan urusan pekerjaan, contoh penggantian pengeluaran biaya travel, medical, dan biaya kantor terkait pekerjaan tertentu.

 

02: Proses Penggantian Pengeluaran Kas

A: Alur Proses Reimbursement

Proses reimbursement adalah prosedur yang diterapkan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan oleh individu atau karyawan dalam konteks tugas bisnis atau pekerjaan. Secara umum, paling tidak ada tujuh langkah proses penggantian pengeluaran kas, yaitu:

1: Pengajuan Klaim

Karyawan atau pegawai yang telah mengeluarkan dana untuk tujuan bisnis atau pekerjaan harus mengisi reimbursement form atau laporan pengeluaran.

Apa saja informasi yang tercantum formulir penggantian?

Elemen yang perlu disampaikan dalam form tersebut adalah jumlah pengeluaran secara rinci, termasuk tanggal, deskripsi dan bukti-bukti pengeluaran, seperti kwitansi, faktur, dan nota.

2: Verifikasi Dokumen

Bagian finance dan accounting mempunyai job desk untuk memeriksa dan melakukan verifikasi dokumen yang diajukan dengan formulir penggantian pengeluaran dana. Fokus pemeriksaan adalah pada keabsahan pengeluaran dan dilakukan sesuai dengan kebijakan serta standar operasional prosedur perusahaan.

3: Otorisasi dari Pemegang Wewenang

Setelah proses verifikasi dokumen-dokumen pendukung selesai, laporan pertanggungjawaban pengeluaran memerlukan persetujuan dari atasan atau manajer terkait, setelah memeriksa apakah pengeluaran tersebut sesuai dengan tugas atau kebijakan bisnis yang telah ditetapkan.

4: Proses Pembayaran dan Penggantian

Setelah persetujuan diberikan oleh personal yang telah ditugaskan, selanjutnya bagian finance memproses pembayaran kepada karyawan atau individu yang mengajukan klaim melalui form penggantian pengeluaran kas.

Metode pembayaran dengan mentransfer uang langsung ke rekening bank karyawan atau dengan memberikan cek atau metode pembayaran lain yang telah disepakati.

5: Rekonsiliasi

Proses berikutnya dalam sistem penggantian pengeluaran uang adalah mencatat penggantian pembayaran ke dalam sistem akuntansi yang digunakan perusahaan. Pembukuan ini akan memudakan staf accounting ketika melakukan rekonsiliasi kas akhir periode dan pemantauan anggaran.

6: Pelaporan dan Audit

Perusahaan atau organisasi perlu mempunyai pelaporan yang berkaitan dengan penggantian pengeluaran dana. Selain itu, mereka bisa melakukan audit internal atau eksternal untuk menjaga proses pelaksanaan penggantian pengeluaran dana sudah dilakukan sesuai dengan aturan dan kebijakan yang berlaku.

7: Pengarsipan Dokumen

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem reimbursement, antara lain: laporan pengeluaran dengan bukti-bukti, harus diarsipkan secara hati-hati untuk keperluan pelaporan keuangan, perpajakan, dan audit di masa mendatang.

—

Dan yang perlu dipahami adalah proses pelaksanaan penggantian biaya entitas bisnis dengan entitas lain seringkali berbeda-beda, karena setiap perusahaan atau organisasi memiliki peraturan, kebijakan serta kebutuhan yang berbeda.

Namun, intinya adalah agar selalu mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan semua dokumentasi yang diperlukan untuk mendukung proses ini benar-benar ada, sehingga pelaksanaan sistem penggantian pengeluaran biaya bisa berjalan lancar tanpa kendala berarti.

 

B: Contoh Reimbursement Form Excel

Untuk membuat reimbursement form, kita bisa memanfaatkan aplikasi semilyar umat, yaitu Microsoft Excel. Dan berikut ini contoh sederhana dari sebuah formulir penggantian Excel:

—-

Jasa Akuntansi Surabaya
Reimbursement Formulir
———————————–

Nama pegawai :
NIK :
Divisi :

Manajer Divisi :

** Harap disertakan bukti-bukti pembayaran untuk setiap item yang diinput ke dalam daftar formulir di atas.

** Dengan ini saya menyatakan semua pengeluaran uang di atas adalah benar adanya dan ditujukan untuk kepentingan perusahaan**

Tanda tangan: ……………..         Tanggal: ……………….

 

03: Standard Operating Procedure – SOP Reimbursement

A: Definisi SOP Reimbursement

Salah satu bentuk nyata pelaksanaan dari sistem penggantian pengeluaran dana adalah menyusun standar operating procedure atau SOP Reimbursement.

Apa yang dimaksud dengan SOP reimbursement?

Secara sederhana bisa di artikan bahwa standar operasional prosedur atau SOP reimbursement adalah dokumen perusahaan yang dijadikan pedoman dalam melakukan semua aktivitas yang berhubungan dengan proses penggantian uang kesehatan, perjalanan, biaya kantor, dan lainnya menyangkut urusan pekerjaan.

 

B: Elemen Standard Operating Procedure Reimbursement

Apa saja elemen dan komponen yang harus ada di SOP Reimbursement? Perhatikan penjelasannya berikut ini:

1: Latarbelakang dan Tujuan

Proses penggantian uang oleh perusahaan harus dilakukan dengan baik dan benar agar tidak menyebabkan kerugian bisnis, sehingga perlu dibuat sebuah standard operating procedure yang dijadikan acuan serta pedoman dalam melakukan kegiatan penggantian pengeluaran kas.

2: Alat dan bahan yang digunakan

Apa alat dan bahan yang digunakan untuk mendukung SOP Penggantian Uang?

1. Nota, kwitansi, faktur, invoice
2. Reimbursement form
3. Voucher pembayaran

3: Pihak-pihak yang terkait

1. Manajer atau kepala bagian terkait
2. Manajer Finance & Accounting Department
3. Finance Staff/Cashier
4. Accounting Staff

4: Prosedur dan langkah-langkah pelaksanaan

1. Setiap pegawai yang telah mengeluarkan dana mengumpulkan bukti-bukti transaksi, seperti nota, kwitansi, invoice, dan faktur. Semua bukti transaksi selanjutnya diserahkan ke kepala bagian atau manajer bagian.
2. Masing-masing kepala bagian memeriksa semua bukti dan selanjutnya membubuhkan paraf sebagai tanda persetujuan.
3. Menyerahkan semua bukti transaksi dan bon, invoice, kwitansi, faktur, nota ke Bagian Keuangan untuk dibuatkan Form Reimbursement.
4. Staf keuangan selanjutnya menyerahkan semua berkas ke Bagian Accounting untuk diperiksa kelengkapan berkas, kwitansi, invoice, faktur, nota atau bon-bon pembelian sudah sesuai nominal pengajuan atau tidak.
5. Apabila seua berkas telah lengkap dan memenuhi semuai ketentuan perusahaan, selanjutnya diberikan ke Bagian Keuangan.
6. Finance staff mengajukan dan menyampaikan data form penggantian dan dokumen pelengkap ke Finance Accounting Manager untuk memperoleh persetujuan.
7. Jika Finance & Accounting Manager telah menyetujui pengajuan penggantian dana tersebut, selanjutnya bagian keuangan melakukan release pembayaran penggantian biaya, bisa dengan kas kecil, bila jumlah klaim kecil atau transfer bank jika jumlahnya relatif besar.
8. Bagian Finance menyampaikan informasi kepada nasing-masing kepala bagian mengenai pembayaran untuk mengganti pengeluaran uang karyawan untuk urusan bisnis.
9. Bagian Finance selanjutnya membukukan atau mencatat transaksi penggantian uang dengan jurnal pengeluaran uang, baik yang dengan kas kecil ataupun transfer bank. Langkah terakhir adalah mengarsip voucher pembayaran.

 

C: Contoh SOP Reimbursement

Apabila kita ingin melihat tampilan utuh dari sebuah standard operating procedure atau SOP Reimbursement adalah dengan menggabungkan komponen dan elemen SOP. Dan hasilnya seperti berikut ini:

Dari contoh Standar Operasional Prosedur penggantian pengeluaran uang di atas kita bisa mengamati ada 3 bagian inti dari standar operasional prosedur penggantian uang, yaitu:

Bagian pertama, berisi informasi umum tentang perusahaan yang menyusun dan memakai SOP, kemudian nama, nomor dokumen, tanggal berlaku, dan revisi jika pernah dilakukan.

Kedua, memuat isi pokok dari standar operasional prosedur penggantian beban. Bagian inti terdiri dari; (1) Latarbelakang dan Tujuan, Tools yang digunakan untuk menjalankan SOP, dan prosedur pelaksanaan dari awal sampai akhir.

Bagian ketiga berisi tentang orang-orang atau pegawai perusahaan yang memperoleh tugas untuk menyusun, memeriksa, dan menyetujui SOP Reimbursement.

—

Harus disadari sejak awal, bahwa setelah proses penyusunan SOP reimbursement selesai, bukan berarti tidak ada lagi review dan penyempurnaan, namun terus dilakukan review dan penyempurnaan sesuai dengan kondisi di lapangan serta kebutuhan perusahaan.

Setelah selesainya proses pembuatan standard operating procedure, langkah selanjutnya adalah memonitor proses penerapan di lapangan, apabila masih ada kekurangan, perbaiki sampai mendekati kondisi ideal.

Jadi, SOP yang telah disusun ini bisa diibaratkan sebagai starter point untuk melakukan langkah-langkah berikutnya yang lebih besar dan hebat.

 

04: Komponen Pendukung Penerapan SOP Reimbursement

Untuk menerapkan dan menjalankan standard operating procedure  atau SOP Reimbursement dengan baik, serta hasilnya sesuai dengan yang diharapkan, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar proses aplikasi di lapangan berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebijakan perusahaan atau organisasi. Apa saja itu? Perhatikan 10 poin berikut ini:

1: Kepatuhan dengan Kebijakan Perusahaan

Hal hal apa saja yang dapat reimbursement?

Pengeluaran yang diajukan dengan formulir penggantian harus sesuai dengan kebijakan perusahaan. Setiap entitas bisnis memiliki batasan dan pedoman tentang jenis pengeluaran yang dapat di-reimburse, jumlah maksimum yang dapat diajukan, dan prosedur pengajuan yang harus diikuti.

2: Bukti-bukti dan Dokumentas

Harus diperhatikan bahwa bukti yang kuat sangat membantu proses verifikasi dan otorisasi, oleh karena itu, karyawan yang telah ditunjuk oleh perusahaan untuk menangani persoal ini harus bisa menyimpan semua berkas dan dokumen proses penggantian beban atau expense, antara lain: nota, invoice, kwitansi, faktur, atau tiket, sebagai bukti bahwa pengeluaran telah benar-benar terjadi.

3: Pengisian Laporan Pengeluaran yang Lengkap

Formulir klaim penggantian pengeluaran dana dan laporan pengeluaran harus diisi dengan lengkap dan akurat dengan dilapiri dengan semua informasi yang diperlukan, seperti tanggal, deskripsi, jumlah pengeluaran, dan informasi yang relevan lainnya.

4: Telah Memperoleh dari pegawai yang ditunjuk

Laporan pengeluaran benar-benar telah memperoleh persetujuan dari atasan atau manajer bagian terkait. Apabila tidak ada persetujuan ini, maka pengajuan klaim penggantian pengeluaran beban tidak akan diproses atau dikembalikan kepada pihak yang mengajukan.

5: Waktu Pengajuan

Tidak ada penundaan dalam mengajukan reimbursement form, alias sesegera mungkin setelah pengeluaran dilakukan. Agar proses ini bisa berjalan sesuai dengan harapan, maka perusahaan kudu memiliki batasan waktu untuk pengajuan, dan menunda pengajuan dapat menyebabkan penundaan dalam proses pembayaran.

6: Pemahaman Pajak

Penting artinya bagi setiap karyawan perusahaan untuk memahami urusan perpajakan, tak terkecuali dengan masalah penggantian expense, karena tidak menutup kemungkinan ada transaksi pengeluaran uang terkait dengan tax.

Sekiranya Anda tidak mengerti dan memahami pajak, maka lebih baik tanyak pada ahlinya, sebagai niat baik Anda untuk belajar pajak bisa membaca artikel tentang pajak.

7: Transparansi dan Jujur

Kejujuran adalah mata uang yang berlaku di mana-mana. Maka jangan sampai dilepaskan apalagi dibuang ke sungai. So, jangan sekali-kali berbohong atau melakukan penyalahgunaan proses penggantian pengeluaran kas untuk masalah pekerjaan.

Kehandalan dan kejujuran dalam pengajuan dana untuk mengganti pengeluaran uang yang dilakukan oleh karyawan perusahaan sangat penting dan bisa berakibat serius jika ditemukan pelanggaran etika.

8: Kepatuhan Hukum

Hukum ada untuk mengatur kehidupan bernegara dan bermasyarakat, maka jangan sekali-kali mempermainkannya dalam proses penggantian beban yang telah dikeluarkan, termasuk hukum perpajakan dan hukum ketenagakerjaan.

Jangan pernah mengikuti kata dan keyakinan orang yang tidak bertanggung jawab dan mengatakan bahwa “hukum dibuat untuk dilanggar.”

9: Pelaporan dan Audit

Perusahaan pada umumnya melakukan audit secara berkala dan rutin. Ketika proses audit dilakukan, maka berikan informasi dan bukti akurat, dan apabila diperlukan, berikan bukti-bukti tambahan yang diminta. Jadi, sangat penting untuk selalu menjaga dokumentasi yang rapi dan tersedia.

10: Komersialitas dan Kepentingan Perusahaan

Pelaksanaan dan aplikasi sistem penggantian kas yang telah dikeluarkan oleh seorang karyawan adalah untuk mengatur proses penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan yang mengajukan dilakukan secara baik dan benar. Salah satunya adalah menyangkuta dengan urusan pekerjaan relevan dan berhubungan dengan kepentingan bisnis atau tugas perusahaan.

Bagaimana dengan pengeluaran pribadi?

Pengeluaran yang bertujuan dan untuk kepentingan sendir, biasanya tidak memenuhi syarat untuk reimbursement.

Jadi, mengerti, memahami dan menjalankan dengan patuh segala aturan serta prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi akan sangat membantu menjaga transparansi dan integritas dalam proses reimbursement.

So, maka sebagai karyawan dan pihak-pihak terkait perusahaan harus bisa menjaga orkestra penggantian pengeluaran kas dengan serasi, indah dan mendamaikan.

 

05: Kesimpulan

Sistem reimbursement adalah proses penggantian uang yang telah dikeluarkan oleh individu atau karyawan untuk tujuan bisnis atau pekerjaan.

Hal apa saja yang dapat reimbursement? Beberapa contoh yang lazim dilakukan antara lain: (1) medical reimburse, (2) travel reimburse, dan (3) reimburse beban kantor. Pengeluaran pribadi tidak bisa dikategorikan sebagai pengeluaran yang perlu diimbursement-kan.

Standar operasional prosedur atau SOP Reimbursement adalah bentuk riil dari penerapan sistem reimbursement. SOP ini menjelaskan prosedur langkah demi langkah proses penggantian klaim pengeluaran uang oleh seorang pegawai untuk keperluan bisnis perusahaan.

Aplikasi SOP Reimbursement di lapangan pekerjaan perlu diperhatikan hal-hal seperti kepatuhan dengan kebijakan perusahaan, pengumpulan bukti-bukti dan dokumentasi yang kuat.

Selain itu, perlu diperhatikan pengisian laporan pengeluaran dan reimbursement form secara lengkap, pengajuan tepat waktu, pemahaman tentang implikasi pajak, transparansi, kepatuhan hukum yang berlaku saat ini, dan tetap menjaga fokus pada kepentingan perusahaan.

Mengapa hal itu harus diperhatikan? Karena kepatuhan terhadap peraturan dan integritas dalam proses penggantian pengeluaran dana sangat penting untuk menjaga hubungan baik antara pegawai dan perusahaan agar dana perusahaan digunakan semestinya serta efisien.

Bagaimana menurut pendapat Anda? Silahkan tuliskan komentar di bawah ini.

Note:
Apabila mengutip artikel ini mohon untuk disebutkan dan sertakan sumbernya ya. Thanks