Standard Operating Procedure (SOP) Klaim Reimbursement: Kesehatan, Travel, dan Biaya Kantor

Sistem reimbursement adalah proses yang digunakan dalam akuntansi keuangan perusahaan, di mana seorang pegawai membelanjakan uang untuk kepentingan perusahaan dan kemudian diberikan penggantian oleh perusahaan menggunakan reimbursement form. Contoh penggantian pengeluaran biaya asuransi kesehatan, office expense, dan travel.

Standard Operating Procedure atau SOP Reimbursement adalah bentuk riil pelaksanaan sistem penggantian pengeluaran. Bagaimana penerapan sistem tersebut dalam aktivitas perusahaan sehari-hari? Mari baca sampai kelar ulasan dengan contoh SOP dan formulir penggantian pengeluaran kas dalam artikel berikut ini…

Pengertian Reimbursement dalam Akuntansi

A: Definisi Umum Sistem Reimbursement

Secara umum reimbursement artinya sistem penggantian uang yang telah dikeluarkan oleh perusahaan, institusi pemerintah, atau organisasi nirlaba kepada individu, biasanya seorang karyawan sebagai kompensasi atau penggantian atas biaya atau pengeluaran tertentu yang telah dikeluarkan oleh karyawan tersebut, contoh medical reimbursement.

Sebelum menerima penggantian, karyawan yang bersangkutan membuat pengajuan menggunakan formulir penggantian kas sesuai dengan pos yang akan diajukan, sehingga kita mengenal beberapa form, antara lain:

1. Form penggantian biaya
2. Formulir penggantian biaya perjalanan dinas
3. reimburse biaya kantor

B: Definisi Sistem Reimbursement Menurut Para Ahli

Apa arti reimbursement menurut para ahli?

Pengertian atau definisi sistem reimbursement menurut para ahli finance accounting secara detail bisa berbeda-beda, tapi intinya adalah proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh seorang karyawan atau pihak lain sesuai dengan ketentuan serta aturan yang berlaku.

Untuk lebih jelasnya, kami sajikan arti reimbursement menurut dua ahli berikut ini:

1: John A. Tracy

Menurut beliau dalam bukunya “Accounting for Dummies”, menyampaikan bahwa reimbursement artinya tindakan perusahaan untuk membayar kembali biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan atau pihak lain untuk tujuan bisnis, contoh penggantian biaya perjalanan, kesehatan, pengeluaran bisnis, atau biaya yang berkaitan dengan tugas pekerjaan.

2: Marc J. Epstein dan Adriana Rejc Buhovac

Menurut dua ahli ini dalam buku “Measuring and Improving Social Impacts: A Guide for Nonprofits, Companies, and Impact Investors” menuliskan bahwa arti reimbursement adalah proses di mana perusahaan atau organisasi mengganti biaya yang telah dikeluarkan oleh seseorang atau pihak lain terkait dengan tugas atau pekerjaan tertentu.

Sistem penggantian pengeluaran kas memungkinkan perusahaan untuk menjaga keseimbangan antara biaya dan memberikan insentif kepada karyawan atau mitra untuk menjalankan tugas dengan efisien.”

—-

Berdasarkan pendapat dari dua ahli di atas, kita memperoleh gambaran umum mengenai arti reimbursement, yaitu proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh individu atau karyawan berhubungan dengan urusan pekerjaan, contoh penggantian pengeluaran biaya travel, medical, dan biaya kantor terkait pekerjaan tertentu.

Proses Penggantian Pengeluaran Kas

A: Alur Proses Reimbursement

Proses reimbursement adalah prosedur yang diterapkan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan oleh individu atau karyawan dalam konteks tugas bisnis atau pekerjaan. Secara umum, paling tidak ada tujuh langkah proses penggantian pengeluaran kas, yaitu:

1: Pengajuan Klaim

Karyawan atau pegawai yang telah mengeluarkan dana untuk tujuan bisnis atau pekerjaan harus mengisi reimbursement form atau laporan pengeluaran.

Apa saja informasi yang tercantum formulir penggantian?

Elemen yang perlu disampaikan dalam form tersebut adalah jumlah pengeluaran secara rinci, termasuk tanggal, deskripsi dan bukti-bukti pengeluaran, seperti kwitansi, faktur, dan nota.

2: Verifikasi Dokumen

Bagian finance dan accounting mempunyai job desk untuk memeriksa dan melakukan verifikasi dokumen yang diajukan dengan formulir penggantian pengeluaran dana. Fokus pemeriksaan adalah pada keabsahan pengeluaran dan dilakukan sesuai dengan kebijakan serta standar operasional prosedur perusahaan.

3: Otorisasi dari Pemegang Wewenang

Setelah proses verifikasi dokumen-dokumen pendukung selesai, laporan pertanggungjawaban pengeluaran memerlukan persetujuan dari atasan atau manajer terkait, setelah memeriksa apakah pengeluaran tersebut sesuai dengan tugas atau kebijakan bisnis yang telah ditetapkan.

4: Proses Pembayaran dan Penggantian

Setelah persetujuan diberikan oleh personal yang telah ditugaskan, selanjutnya bagian finance memproses pembayaran kepada karyawan atau individu yang mengajukan klaim melalui form penggantian pengeluaran kas.

Metode pembayaran dengan mentransfer uang langsung ke rekening bank karyawan atau dengan memberikan cek atau metode pembayaran lain yang telah disepakati.

5: Rekonsiliasi

Proses berikutnya dalam sistem penggantian pengeluaran uang adalah mencatat penggantian pembayaran ke dalam sistem akuntansi yang digunakan perusahaan. Pembukuan ini akan memudakan staf accounting ketika melakukan rekonsiliasi kas akhir periode dan pemantauan anggaran.

6: Pelaporan dan Audit

Perusahaan atau organisasi perlu mempunyai pelaporan yang berkaitan dengan penggantian pengeluaran dana. Selain itu, mereka bisa melakukan audit internal atau eksternal untuk menjaga proses pelaksanaan penggantian pengeluaran dana sudah dilakukan sesuai dengan aturan dan kebijakan yang berlaku.

7: Pengarsipan Dokumen

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem reimbursement, antara lain: laporan pengeluaran dengan bukti-bukti, harus diarsipkan secara hati-hati untuk keperluan pelaporan keuangan, perpajakan, dan audit di masa mendatang.

—

Dan yang perlu dipahami adalah proses pelaksanaan penggantian biaya entitas bisnis dengan entitas lain seringkali berbeda-beda, karena setiap perusahaan atau organisasi memiliki peraturan, kebijakan serta kebutuhan yang berbeda.

Namun, intinya adalah agar selalu mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan semua dokumentasi yang diperlukan untuk mendukung proses ini benar-benar ada, sehingga pelaksanaan sistem penggantian pengeluaran biaya bisa berjalan lancar tanpa kendala berarti.

B: Contoh Reimbursement Form Excel

Untuk membuat reimbursement form, kita bisa memanfaatkan aplikasi semilyar umat, yaitu Microsoft Excel. Dan berikut ini contoh sederhana dari sebuah formulir penggantian Excel:

—-

Jasa Akuntansi Surabaya
Reimbursement Formulir
———————————–

Nama pegawai :
NIK :
Divisi :

Manajer Divisi :

** Harap disertakan bukti-bukti pembayaran untuk setiap item yang diinput ke dalam daftar formulir di atas.

** Dengan ini saya menyatakan semua pengeluaran uang di atas adalah benar adanya dan ditujukan untuk kepentingan perusahaan**

 

Tanda tangan: ……………..         Tanggal: ……………….