SOP Penagihan dan Penerimaan Pembayaran Jasa Penyewaan Properti

Standard Operating Procedure atau SOP Penagihan dan Penerimaan pembayaran dalam bisnis Jasa Sewa Properti adalah acuan yang digunakan perusahaan untuk melakukan proses penagihan dan penerimaan kas dari para pelanggan.

SOP (Standard Operating Procedure) ini mencakup langkah-langkah komprehensif perusahaan yang menyewakan properti dalam mengelola penerimaan dan penagihan kas dari para penyewa properti. Untuk lebih rincinya, langsung saja mari ikuti, baca, dan pelajari sampai selesai pembahasannya berikut ini…

 

01: Sekilas tentang Penagihan dan Penerimaan Kas

A: Pencatatan Penerimaan Kas

Perusahaan menerima kas dari penjualan produk maupun jasa dalam bentuk tunai ataupun pembayaran piutang usaha. Kas harus dikelola dengan baik agar bisa berfungsi secara optimal dan tidak ‘mengganggu’ aktivitas bisnis.

Salah satu aplikasi pengelolaan kas yang baik adalah melakukan pencatatan yang akurat dan membuat serta menerapkan standard operating procedure (SOP) penerimaan kas.

Bagaimana cara mencatat penerimaan kas?

Menurut prinsip dasar akuntansi menyatakan bahwa setiap transaksi bisnis yang menyebabkan kenaikan nilai kas, maka dicatat ke sisi Debet. Sebaliknya, apabila pengaruh transaksi bisnis adalah menurunkan nilai kas, maka kita mencatatnya ke sisi Kredit.

Perhatikan contoh berikut ini:

PT Jagat Prima Jaya adalah perusahaan distribusi peralatan fitnes dan kesehatan. Pada tanggal 18 Oktober 2023 menerima pembayaran dari salah satu pelanggan tetapnya sebesar Rp 2.350.500.

Penerimaan pembayaran ini dicatat sebagai berikut:

(Debet) Kas ….. Rp 2.350.500
(Kredit) Penjualan …. Rp 2.350.500

Mengapa cara mencatatnya seperti itu?

Perlu dipahami bahwa dalam transaksi pembayaran tersebut terjadi kenaikan nilai kas sebesar Rp 2.350.500 sehingga kita mencatatnya di bagian Debet. Di bagian lain, transaksi tersebut mengakibatkan kenaikan penjualan, sehingga dicatat ke Kredit. Paham ya? Oke sippp, dilanjutkan…

 

B: Laporan Peneriman Kas

Penerimaan kas selama periode tertentu kemudian disajikan dalam Laporan Posisi Keuangan (Statement of Financial Position) atau neraca dan Laporan Arus Kas (Statement of Cash Flows) dengan format sebagai berikut:

——–

PT Era Emas Jaya
Laporan Posisi Keuangan
Per 31 Desember 202x

Aset

Aset Lancar (Current Assets)

Kas dan Setara Kas:
Petty Cash
Rekening BCA
Rekening Mandiri

Aset Tetap (Uncurrent Asset)
Kendaraan
Mesin Pabrik

Liabilitas

Utang Jangka Pendek
Utang Jangka Panjang

Ekuitas

Modal Disetor
Laba Ditahan

—

Jadi, penerimaan kas adalah bagian dari aset lancar dan disajikan pada bagian paling atas karena sifatnya sangat likuid.

———–

PT Era Emas Jaya
Laporan Arus Kas
Untuk Periode Yang Berakhir 31 Desember 202x

Kas dari Aktivitas Operasi:

Penerimaan Kas dari Pelanggan

Kas dari Aktivitas Investasi

Penjualan aset tetap
Pembelian aset tetap

Kas dari Aktivitas Pendanaan

Pinjaman jangka panjang
Prive

—-

Jadi, di Laporan Cash Flow, penerimaan kas disajikan sebagai bagian dari arus kas yang diperoleh dari aktivitas operasi di deretan paling atas.

Selanjutnya, mari dibahas prosedur penerimaan kas yang nantinya dijadikan sebagai pedoman pokok aktivitas penerimaan kas perusahaan.

Pelajari juga artikel tentang Cara Mengatur Keuangan Keluarga dengan Gaji 2 Juta.

 

02: SOP Penagihan dan Penerimaan Pembayaran Jasa Sewa Properti

A: Komponen SOP Penagihan dan Penerimaan Pembayaran:

Apa saja elemen standard operating procedure penerimaan? Perhatikan elemen dan komponen SOP penerimaan:

1: Tujuan

Standard operating procedure (SOP) dibuat untuk memberikan pedoman dan urutan kerja tentang proses penerimaan dan penagihan jasa sewa properti, sehingga terjadi keseragaman pemahaman dan aktivitas bagi semua pegawai yang terkait aktivitas tersebut.

2: Alat dan Bahan

Agar aktivitas proses penerimaan dan penagihan jasa penyewaan properti ini berlangsung dengan baik, lancar serta tervalidasi, maka digunakan alat dan bahan sebagai berikut:

1. Surat Perjanjian Kontrak Kerjasama
2. Debit Note
3. Official Receipt/Kwitansi
4. Faktur Pajak

3: Prosedur Pelaksanaan

1. Community Manager memberi informasi ada penyewa baru yang ingin menyewa properti atau penyewa lama yang akan melakukan perpanjangan sewa properti.
2. Finance and Accounting Department membuat surat kontrak penyewa baru dan surat kontrak perpanjangan sewa.
3. Kemudian Finance and Accounting Department menyiapkan Debit Note.
4. Selanjutnya Community Manager menandatangani Debit Note.
5. Staf Finance and Accounting menyiapkan Debit Note untuk dikirim ke pelanggan.
6. Customer menerima surat tagihan dari perusahaan jasa persewaan properti.
7. Staf Finance and Accounting memeriksa pembayaran dari customer untuk dibuatkan Faktur Pajak dan Official Receipt atau kwitansi.
8. Community Manager menandatangani Official Receipt atau kwitansi pembayaran.
9. Pelanggan menerima Official Receipt dan Faktur Pajak.

 

03: Contoh SOP Penagihan dan Penerimaan Kas Jasa Sewa Properti

Apabila komponen-komponen yang telah disebutkan dalam pembahasan di bab 01, maka akan tersusun menjadi satu standard operating procedure utuh tentang penerimaan dan penagihan penyewaan properti, seperti berikut ini:

Dari tampilan standard operating procedure penerimaan dan penagihan jasa sewa properti di atas, kita memperoleh informasi, ada tiga bagian dalam SOP tersebut, yaitu:

Pertama, bagian header atau kepala yang berisi informasi umum tentang nama perusahaan, nama SOP, nomor dokumen, revisi, dan keterangan jumlah halaman. Informasi ini sifatnya umum dan belum mancakup rincian teknis.

Kedua, bagian yang memuat isi pokok dari standard operating procedure yang meliputi: (a) Tujuan, (b) Alat dan Bahan, (c) prosedur pelaksanaan.

Ketiga, bagian footer yang memuat personal yang membuat, memeriksa, dan menyetujui standard operating procedure penerimaan dan penagihan kas jasa properti.

Sekali lagi, harus dipahami bahwa apa yang saya sajikan ini merupakan contoh, silahkan Anda sesuaikan dengan jenis dan kondisi lingkungan bisnis Anda.

 

04: Penerapan SOP Penagihan dan Penerimaan Pembayaran Sewa Properti

Proses penyusunan standard operating procedure memang berdasarkan pada proses bisnis terakhir yang dijalankan oleh suatu entitas, termasuk SOP Penerimaan dan Penagihan, sehingga seiring dengan perjalanan waktu, kondisi lapangan bisa saja berubah. Oleh karena itu, agar prosedur tersebut tidak kadaluarsa, maka harus dilakukan revisi ketika terjadi perubahan.

A: Komponen Pendukung Aplikasi SOP

Walaupun contoh SOP Penerimaan dan Penagihan di atas telah dirancang serta disusun dengan rinci, ada beberapa poin yang perlu diperhatikan agar aplikasi atau penerapan di lapangan bisa berjalan efisien dengan tingkat kepatuhan yang optimal, antara lain sbb:

1: Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku

Sebagai warga negara yang baik, maka sudah semestinya untuk selalu taat pada ketentuan dan peraturan yang berlaku, oleh karena itu apabila ada hal-hal yang belum tercakup dalam SOP, maka kita bisa menambahkan prosedur tambahan untuk memenuhi ketentuan persyaratan yang berlaku saat ini.

2: Otomatisasi proses

Semakin bertambah aktivitas bisnis, perusahaan bisa mempertimbangkan penggunaan software atau aplikasi untuk meng-otomatisasi beberapa proses, misalnya, membuat kesepakatan kontrak, dan pelacakan pembayaran.

Upaya seperti ini bisa mengurangi risiko human error atau kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi.

3: Proses verifikasi

Proses ini harus dilakukan, terutama ketika berkaitan dengan uang sehingga membantu mencegah kesalahan dan potensi kerugian.

4: Pelacakan History

Untuk menjalankan dan mengelola proses yang ditentukan dalam SOP Penerimaan Kas, sebaiknya didukung dengan menerapkan sistem pelacakan transaksi, sehingga tidak ada yang terlewat, serta me-review history dari transaksi.

5: Training dan Etika

Agar setiap karyawan yang terlibat dengan proses penerimaan kas memiliki skill mumpuni dilengkapi dengan etika yang menawan, maka perusahaan perlu manjalankan training atau pelatihan secara berkala dan berkesinambungan.

6: Membangun Komunikasi yang Efektif

Proses pelaksanaan peneriman kas melibatkan berbagai pihak, mulai dari Community Manager, Finance & Accounting, dan Customer, sehingga perusahaan harus membangun komunikasi yang baik agar proses berjalan lancar.

7: Memperbaiki Pemberian Kualitas Layanan Ekselen ke Pelanggan

Salah satu tujuan penerapan standard operating procedure penerimaan kas adalah membangun pelanggan yang loyal kepada perusahaan melalui pemberian layanan berkualitas dan beretika.

Tujuan ini bisa terwujud apabila didukungan dengan pelayanan terbaik kepada pelanggan, seperti mereka mendapatkan informasi yang jelas tentang tagihan, kontrak, dan pembayaran.

8: Terus Melakukan Evaluasi dan Penyempurnaan dari Waktu ke Waktu

Evaluasi dan penyempurnaan terhadap standard operating procedure harus selalu dilakukan oleh perusahaan berdasarkan dengan pengalaman dan feedback dari pelanggan dan pegawai. SOP yang baik bersifat dinamis dan selalu bisa ditingkatkan kulaitasnya dari waktu ke waktu.

 

B: Contoh Bentuk Penyempurnaan SOP

Sebagaimana telah dijelaskan di poin A, bahwa kondisi lapangan menuntut perusahaan untuk terus melakukan review dan penyempurnaan terhadap standard operating procedure.

Penyempurnaan SOP ini dapat membantu meningkatkan efisiensi, kepatuhan, dan kepuasan pelanggan dalam proses penerimaan bank. Yang paling penting, pastikan bahwa SOP ini terus diperbarui dan disesuaikan dengan perubahan dalam bisnis dan regulasi yang berlaku.

Dan, berikut ini adalah beberapa contoh penyempurnaan yang bisa diaplikasikan pada SOP Penerimaan dan Penagihan Sewa Properti:

1: Sistem Pengingat secara Otomatis

Agar proses ini berjalan up to date dan segera, maka perusahaan sebaiknya membuat sistem notifikasi secara otomatis. Gunanya mengingatkan Community Manager, Finance & Accounting, dan Customer tentang proses yang harus dilakukan. Misalnya, notifikasi otomatis untuk mengingatkan jatuh tempo pembayaran sewa properti.

2: Portal Pelanggan Online

Develop tools yang memudahkan semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan SOP, misalnya membangun portal pelanggan online, sehingga mereka dapat mengakses informasi yang dibutuhkan, dan selanjutnya melakukan action, tanpa keterlibatan langsung dari karyawan perusahaan.

3: Integrasi Sistem

Apabila aktivitas bisnis semakin banyak, sebaiknya perusahaan menerapkan sistem yang digunakan oleh CM, Finance & Accounting, dan Customer yang saling terintegrasi dengan baik, sehingga terjadi lalu lintas dan transfer data yang lebih lancar serta mengurangi potensi kesalahan data.

4: Lakukan Rekonsiliasi Otomatis

Hal-hal yang bisa dilakukan secara otomatis, jangan dilakukan secara manual, misalnya rekonsiliasi pembayaran dengan kontrak dan tagihan, sehingga akan membantu mengidentifikasi perbedaan dan masalah potensial secara lebih cepat, serta akurat.

5: Pelaporan Real-Time

Penerapan sistem pelaporan real-time yang memungkinkan manajemen untuk melihat perkembangan dan kinerja proses ini setiap saat bisa membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat serta tepat

6: Pelatihan Tambahan bagi SDM Terkait

Sebelum perusahaan menuntut karyawan tentang kualitas pelaksanaan sistem penerimaan dan penagihan sewa properti, maka pastikan dulu para pegawai terkait mendapat pelatihan komputer akuntansi dan laporan keuangan, penggunaan software, pemahaman pajak yang relevan, dan cara mengelola konflik dengan pelanggan.

7: Kebijakan Perlindungan Data

Data pelanggan perusahaan harus dijaga dan dipelihara dengan baik, karena itu adalah salah satu aset penting bagi perusahaan, sehingga entitas bisnis harus memiliki kebijakan yang kuat dalam mengelola data pelanggan dan kebijakan perlindungan data yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.

8: Evaluasi Berkala

Seorang guru bisa mengetahui perkembangan anak didik dari hasil tes yang dilakukan secara berkalai, misalnya UAS dan UTS, demikian juga dengan perusahaan, perlu menjadwalkan evaluasi berkala untuk memeriksa keefektifan SOP Penerimaan dan Penagihan Kas Sewa Properti, lakukan penyempurnaan apabila memang perlu dibuat.

 

05: Kesimpulan

Standar Operating Procedure atau SOP Penagihan dan Penerimaan Pembayaran Sewa Properti adalah dokumen perusahaan yang digunakan sebagai pedoman pelaksaan aktivitas terkait penerimaan dan penagihan kas dalam bisnis penyewaan properti.

Penerapan standar operasional prosedur ini diharapkan bisa meningkatkan efisiensi dan tingkat pengumpulan kas, sehingga likuiditas aset semakin baik.

Contoh SOP Penagihan dan Penerimaan Kas ini bisa dijadikan referensi bagi ketika akan membuat serta menyusun SOP sejenis. Silahkan Anda modifikasi dan sempurnakan sesuai dengan jenis bisnis serta kondisi lingkungan Anda.

Inilah sedikit yang bisa kami share, moga ada guna dan manfaatnya. Apabila Anda merasa memperoleh manfaat dari artikel tentang standard operating procedure penerimaan dan penagihan kas jasa sewa properti ini, silahkan bagikan ke orang lain, agar semakin banyak orang yang memperoleh manfaat. “Hadiah dari kebaikan adalah kebaikan” kata simbah. Terima kasih