Begini Sistem Pencatatan Kas Kecil di Software Akuntansi

Begini Cara Pencatatan Kas Kecil di Software Akuntansi

Setiap perusahaan biasanya sudah menyisihkan sejumlah dana untuk keperluan yang sifatnya rutin terjadi setiap hari dan nilainya relatif kecil bagi perusahaan tersebut.

Dana yang disisihkan tersebut dipercayakan kepada seorang karyawan atau pegawai yang khusus mengelola dana itu dan dikenal dengan kasir kas kecil.

Ada dua sistim pencatatan kas kecil. Tidak ada ketentuan yang mengharuskan suatu perusahaan menggunakan salah satu sistem pencatatan tersebut.

Setiap perusahaan memiliki kebijakan tertentu dalam menggunakan sistem pencatatan tergantung pada jenis usaha dan kebutuhan perusahaan. Kedua sistim tersebut adalah :

 

#1. Sistim Dana Tetap

Pengelolaan dana kecil dengan sistem dana tetap adalah dengan menetapkan dana kas kecil dalam jumlah tertentu, dan nilai tersebut relatif tidak berubah dari waktu ke waktu.

Pencatatan pengeluaran biaya yang telah dilakukan tidak langsung dicatat kedalam pembukuan perusahaan.

Pengakuan biaya yang dikeluarkan tersebut baru akan dicatat pada saat pengisian dana kembali pada suatu periode tertentu yang telah ditetapkan.

Pada kesempatan kali ini, software akuntansi yang digunakan sebagai contoh pengelolaan dana kas kecil adalah MYOB Accounting.

Bila pengelolaan dana kas kecil perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka saat pengisian dana kembali adalah melalui menu Banking | Spend Money.

 Selanjutnya dengan memilih akun kas yang berkaitan dengan pengeluaran, yaitu akun Kas atau Bank (bukan Kas Kecil) dengan lawannya adalah akun-akun bersangkutan, yaitu akun biaya operasional yang sifatnya kecil-kecil.

Selain itu pencatatan biaya juga dilakukan diakhir periode karena adanya penyesuaian atas transaksi yang sudah terjadi tetapi belum dicatat.

Untuk penyesuaian ini dicatat melalui menu Banking | Spend Money dengan memilih akun Kas Kecil (sebagai pengeluaran dana) dan akun lawannya adalah biaya-biaya operasional yang sifatnya kecil.

 

#2. Sistem Fluktuasi

Dalam sistem fluktuasi adalah dengan menetapkan dana kas kecil sebesar nilai tertentu, di mana setiap ada pengeluaran untuk biaya sekecil apapun langsung dicatat dalam pembukuan perusahaan.

Cara pencatatanya adalah melalui menu Banking | Spend Money dengan memilih akun Kas Kecil sebagai akun pengeluaran dana.

Dengan demikian setiap waktu dana kas kecil didalam laporan keuangan akan selalu berubah.

Agar pemahaman kita mengenai aplikasi dari 2 metode tersebut lebih jelas dan mendalam, maka berikut ini diberikan contoh-contoh transaksi :

Tersedia Dana Kas Kecil sebesar Rp. 5.000.000,-,  kemudian terjadi transaksi-transaksi keuangan sebagai berikut :

  • Tanggal 16 Januari 2010 : Biaya Jamuan makan minum tamu   400.000,-
  • Tanggal 17 Feb 2010 : Biaya Reparasi dan Pemeliharaan Kantor Rp. 200.000,-
  • Tanggal 18 Maret 2010 : Jamuan makan minum tamu Rp. 100.000,-
  • Tanggal 19 April 2010 : Reparasi dan Pemeliharaan Kendr Kantor Rp. 200.000,-
  • Tanggal 20 Mei 2010 : ATK Kantor (Utilitas) Rp. 300.000,-
  • Tanggal 21 Juni 2010 : Reparasi Mesin Pabrik (Overhead Pabrik)Rp. 250.000,-
  • Tanggal 1 Juli 2010 : Pengisian Dana Kembali dari KAS Rp. 1.450.000,-
  • Tanggal 22 Juli 2010 : Jamuan makan minum tamu Rp. 200.000,-
  • Tanggal 23 Agustus 2010 : Reparasi Mesin Pabrik (Overhead Pabrik) Rp. 350.000,-
  • Tanggal 24 September 2010 : Biaya Telepon Kantor Rp. 450.000,-
  • Tanggal 25 Oktober 2010 : Bayar Air PDAM Kantor Rp. 350.000,-
  • Tanggal 26 Nopember 2010 : Biaya jamuan tamu Rp. 250.000,-
  • Tanggal 27 Desember 2010 : Biaya reparasi kendaraan kantor Rp. 250.000,-
  • Tanggal 31 Desember 2010 : Penyesuaian kas kecil (adjustment) Rp. 1.850.000,-

 

Baca juga : Bagaimana Cara Mencatat Jurnal Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Bagaimana cara melakukan pencatatan dengan 2 sistem pencatatan dana kas kecil terhadap contoh transaksi-transaksi di atas?

Yuk diulik satu per satu…

 

#1. Pencatatan Transaksi Kas Kecil dengan Sistim Dana Tetap

Jika melakukan pencatatan dengan menggunakan metode dana tetap, maka transaksi yang terjadi dari tanggal 16 Januari 2010 hingga 21 Juni 2010 tidak dicatat dalam sistim MYOB.

Begitu juga untuk transaksi dari tanggal 22 Juli 2010 hingga 27 Des 2010 juga tidak dicatat dalam sistim MYOB.

Transaksi baru akan dicatat saat Pengisian kembali Dana Kas Kecil pada tanggal 1 Juli 2010 dan penyesuaian di akhir periode 31 Desember 2010 melalui menu Banking | Spend Money.

Berikut ini tampilan kedua transaksi pengisian dana kas kecil yang dicatat dari menu Banking | Spend Money.

  • Account : pilih Kas (yang mengeluarkan dana).
  • Isikan nomor transaksi dan tanggal serta keterangan.
  • Acct# : pilih akun biaya (gabungan untuk satu akun yang sejenis dijumlahkan nilainya) dan dimasukkan dalam kolom Amount.
pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem dana tetap
Pengisian Dana Kas Kecil – Sistim Dana Tetap

Berikut ini tampilan kedua transaksi penyesuaian atas pemakaian dana kas kecil hingga akhir periode tahunan yang belum dicatat melalui menu Banking | Spend Money

  • Account : pilih Kas Kecil.
  • Isikan nomor transaksi dan tanggal serta keterangan.
  • Acct# : pilih akun biaya (gabungan untuk satu akun yang sejenis dijumlahkan nilainya) dan dimasukkan didalam kolom Amount.
Penyesuaian Sisa Dana Kas Kecil – Dana Tetap
Penyesuaian Sisa Dana Kas Kecil – Dana Tetap

 

#2. Pencatatan Transaksi Kas Kecil dengan Sistim Dana Berubah

Untuk mempercepat pengisian bagi kas kecil yang menggunakan metode sistem dana berubah, maka setiap terjadi pengeluaran dana langsung dicatat dari menu Banking | Bank Register.

Langkah-langkah pencatatannya adalah sebagai berikut :

  • Account : pilih aku Kas Kecil.
  • Date : tetapkan tanggal periode transaksi yang diinginkan.
  • Type : pilih Spend Money untuk transaksi pengeluaran kas kecil, atau Receive Money untuk penerimaan kas kecil.
  • Cheque Number : nomor voucher pengeluaran kas kecil.
  • Date : tanggal pengeluaran kas kecil.
  • Amount : nilai pengeluaran kas kecil.
  • Account : pilih jenis akun biaya.
  • Memo : keterangan jurnal di buku besar.
  • Record.

Pengeluaran Dana Kas Kecil - Sistim Dana Berubah

 

Untuk transaksi pengisian kembali Dana Kas Kecil bisa langsung dicatat dari menu Bank Register, dengan memilih type transaksi : Receive Money dan isikan seperti gambar dibawah ini:

 

pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem dana berubah

 

Pada akhir periode tidak perlu dibuatkan jurnal penyesuaian dikarenakan setiap terjadi pengeluaran kas kecil sudah langsung dicatat.

Penyesuaian dengan metode dana berubah hanya perlu dilakukan jika ternyata terdapat perbedaan nilai antara catatan kasir dengan bukti fisik, yaitu jumlah uang yang tersedia di kas kecil pada akhir periode.

Demikian pembahasan tentang cara pencatatan dana kas kecil di software akuntansi.

Semoga bermanfaat.

Bagaimana menurut Anda?

***

2 Komentar

    • Semua sektor bisnis perlu akuntansi.
      Kemajuan sebuah bisnis dapat dilihat dari proses akuntansi di usaha tersebut.
      Jika proses akuntansinya tersusun dengan baik dan benar, maka kemungkinan besar perusahaan tersebut adalah perusahaan yang baik, dan berlaku pula untuk sebaliknya.

Komentar ditutup.